SlideShare, a „titkos” tartalommegosztó platform

slideshare

Korábban azt gondoltam, hogy a mindenki számára nyilvánvaló dolgokról nem kell írni. Azóta rájöttem, hogy nincsenek mindenki számára nyilvánvaló dolgok.

Egy tartalommarketingről tartott előadásomon csak úgy mellékesen, szinte véletlenül rákérdeztem, ismeri-e mindenki a SlideShare szolgáltatást. Csak 3 kéz emelkedett a magasba (közülük volt az enyém is).

Azóta óvatosabb, vagy inkább gyanakvóbb vagyok, és amikor a megosztásról, terjesztésről beszélünk célzottan rákérdezek a SlideShare-re. Eddig még nem találkoztam olyan hallgatósággal, csoporttal, ahol a szolgáltatás ismertsége nagyobb lett volna 20 százaléknál. Úgy gondolom, itt az idő, hogy írjak róla.

Mire jó a SlidShare?

A 2006-ban indult SlideShare igazi web 2.0-ás képződmény. A szolgáltatás lényegében a nem sokkal korában indult és rövid idő alatt rendkívül sikeressé váló YouTube modelljét másolta azzal a különbséggel, hogy ez esetben nem videók, hanem prezentációk képezik a „tölteléket”.

A SlideShare nagyon egyszerű és hatékony eszköz a PowerPoint, PDF, Keynote, vagy OpenDocument formátumban készült prezentációk megosztására. Az eredeti prezentációt pillanatok alatt feltöltheted a SlideShare felületéről (ehhez előzőleg regisztrálnod kell magad) a felhőbe, ezután az anyag elérhető lesz a saját SlideShare csatornádban, illetve egy kapott kód segítségével bemásolhatod blogodba, weboldaladba. (Ez ugyanúgy történik, mint a YouTube esetében, vagyis nem kell értened, mi is van abban a kódban.)
A weboldalba épített SlideShare prezentáció helyben lapozható, szabadon megosztható (mások oldalaiba is beépíthető) ha a szerző engedélyezi, akkor egyben letölthető.

A SlideShare mint információbánya

A SlideShare azok számára is fontos, akik maguk csak tartalomfogyasztók és nem előállítók. (Szerintem ez csak átmeneti állapot, hiszen idővel mindenki tartalomkészítővé válik.)
A SlideShare fantasztikus tartalombánya. Ha friss, minőségi információkra van szükséged egy adott témában, a Google-ban keresve könnyen elveszhetsz, mellékvágányra futhatsz. Olyan anyagokat találsz, amiket sok idő átnézni, amikben csak sok a betű, de csak kevés a mondanivaló. A SlideSharen kevesebb az anyag, de jobb a találati arány. Egy 10-40 diából álló diasort gyorsan átfuthatsz, könnyen eldöntheted, hogy érdekel-e, tudod-e használni.
Egy jó diasorban éppen azokat a mondatokat emelte ki a szerző, amik neked is kellenek.

A legtöbb SlideShare prezentáció PDF formátumban letölthető, de talán ennél is érdekesebb az új „clipping” funkció. Gyakran előfordul, hogy egy előadásból csak egy, vagy két olyan dia van, amit valamiért szeretnél eltenni. Az új funkció segítségével most ezt egyszerűen és gyorsan megteheted. (A clipping funkció a képlopást nem támogatja, de hát tudjuk, hogy ha valaki el akar lopni és fel akar használni egy képet, az megi is fogja találni a módját.)

Tartalomterjesztés

Mint klasszikus web 2.0-ás tartalom, a SlideShare előadás jól lájkolható és könnyen megosztható. (A megosztott előadás a YouTube-hoz hasonlóan az eredeti feltöltő forgalmát növeli.)

Sok előadó számára már szinte reflexszerű, hogy elődása anyagát feltölti a SlideSharre, de vannak olyanok is, akik kifejezetten erre a platformra készítenek tartalmat. Az ok egyszerű: Elkészítése egyszerű, megjelenése látványos, mégis helytakarékos, mobilon is jól mutat, könnyen megosztható.

2012-ben a LinkedIn vette meg a SlideShare-t. Az addig inkább stagnáló szolgáltatás azóta újra fejlődésnek indult. Ennek egyik eredménye, hogy a már korábban felsorolt formátumban készült tartalmak feltöltésén kívül lehetőség van közvetlenül a SlideShare-ben is tartalmakat készíteni. A Haiku Deck eszköztárával egyszerűen készíthetünk látványos bemutatókat.

Vevőszerzés SlidrShare-módra

A SlideShare legújabb húzása egy vevőjelölteket generáló eszköz beépítése. A dolog igen egyszerű: A prezentáció megfelelő helyére egy űrlap helyezhető el. (Ez lehet a prezentáció közepe, vége, vagy a letöltés kezdeményezése. Sokkal szimpatikusabb módszer ez, mint eleve regisztrációhoz kötni a tartalom elérését, hiszen így nem zsákbamacskát árulunk.) Ha jó a prezentáció, jó helyre kerül az űrlap, sokan lesznek, akik hajlandók megadni adataikat. A megfelelő tartalom kitűnően leszűkíti a közönséget, vagyis a kitöltők többsége valóban érétékes „lead” lesz. (A szolgáltatásrét a kitöltések száma után kell fizetni.)

A SlideShare sokoldalú eszköz, amin hagyományos prezentációkon kívül képsorozatok, vagy videók is megoszthatók. (Ilyenkor egy-egy dia helyére kerülhet egy YouTube videó.) Tudomásul kell azonban venni, hogy ennek az eszköznek is vannak korlátai. Az egyik a linearitás: ez a fajta megjelenítési mód csak akkor működik, ha a képkockák szépen, egymás után következnek. Ha bonyolultabbak köztük a viszonyok, akkor inkább a Prezit érdemes használni. Fontos szem előtt tartani azt is, hogy a SlideShare online eszköz, használatához élő internet kapcsolatra van szükség.

Ha nem ismerted eddig a SlodeShare-t, ha ismerted, de nem használtad, ha ez az írás hozta meg a kedved, kérlek írd meg hozzászólásban – és persze oszd meg az elkészült SlideShare prezentáció linkjét!

Hogyan használd a Flipboardot a tartalommarketingben?

FlipboardAmikor azt tervezzük, milyen csatornákon keresztül juttatjuk el az elkészült tartalmat a megcélzott közönségnek, hajlamosak vagyunk túlságosan ragaszkodni a már jól bevált útvonalakhoz. Blog, Facebook, hírlevél, YouTube… Igen, ezek általában a legfontosabbak, de egy nagyon speciális rétegközönség gyakran hatékonyabban érhető el más, ritkábban alkalmazott csatornák használatával. A Tumblr, a Pinterest valószínűleg soha nem lesz olyan népszerű, mint a Facebook, viszont vannak olyan esetek, amikor nagyon pontos célzást tesznek lehetővé (sokáig az Instagram is ide tartozott, de azt lassan át kell sorolni a „mainstream”, az elterjedt, sok embert elérő csatornák közé.

A különleges, de sokat ígérő csatorna a Flipboard.  A legközönségesebb cikk is jól néz ki rajta, nem nagy képernyőről lett mobilra átültetve, hanem a mobilra született, nagyon jól kezelhető.

Az elmúlt években sokan próbálták a digitális médiára átültetni a magazinok lapozgatásának az élményét. Számos bonyolult, béna, nehezen kezelhető lapozgatós megoldás született. A Flopboard a hagyományos, fizikai élmény másolása helyett egy újfajta interfészt és ezzel egy újfajta élményt teremtett. Utánozzák is sokan…

A lényeg csak még most jön! olvasd el Pörgesd fe la tartalommarketinged című cikkem a LinkedIn Pulse-on!

Hogyan hozhatod ki a legtöbbet az online közösségekből?

rubik

10 évvel ezelőtt, amikor a fórum és a blog közötti különbséget magyarázgattuk a kívülállóknak azt mondtuk, hogy a fórum egy népgyűlés, a blog pedig egy kávéházi beszélgetés. A népgyűlésen ismeretlen emberek mondják el, (vagy kiabálják be) a véleményüket, míg egy kávéházi beszélgetésen adott a téma, a házigazda, aki (többé–kevésbé) ismeri a résztvevőket és nem illik össze-vissza ordítozni. (Ha pedig valaki  mégis az asztalra hányna, azt kitiltják a társaságból.)

Mindez elég jól hangzik, viszont a kávéházi modell szerint működő blogok tündöklésének hamar vége szakadt; a közönséget elcsábította a Twitter, majd a Facebook. Persze ma is léteznek blogok, köztük nagyon színvonalasok is, de köréjük ritkán szerveződik erős, állandó közösség. (Minek is, hiszen az egyes blogposztokat úgyis megosztják a Facebookon.)

Idővel a Facebookon, majd később a Google Pluson is alakultak csoportok. (Utóbbiakat közösségnek nevezik, de ez a lényegen nem változtat.) Egyszerű egy ilyen csoport létrehozása és még egyszerűbb csatlakozni hozzá. Komoly előny, hogy ezekbe a csoportokba egyszerűen  lehet tagokat toborozni, látványosan tudnak növekedni. Bár könnyű létrehozni az ilyen csoportot, messze nem ilyen egyszerű működtetni is azokat. Egy méreten túl – humán antropológusok szerint az ősrégi 120-150 fős törzsi létszám a határ – egyre nehezebben kezelhetők ezek a virtuális közösségek. Meglepő módon a még legbékésebb témák (pl. a régi budapesti képek) köré szerveződő csoportokban is hihetetlen feszültségek képesek kialakulni.

Évek óta tagja vagyok egy KKV marketinggel foglalkozó Facebook csoportnak. A virtuális közösség létszáma a kezdeti 300 főről mára 4500 fölé duzzadt. Ez önmagában jól mutat, csak az a baj, hogy a tagság nagyon heterogén. Vannak köztük marketinges szolgáltatók(tanácsadók), akadnak marketinges feladatokat is ellátó vállalkozók, és egyre több az ingyenes tanácsokra vadászó zöldfülű vállalkozó. A három csoport igényei eltérőek. A tanácsadók szeretnének ügyfeleket fogni. A marketinges vállalkozók a munkájuk során felmerülő, leginkább „haladó” problémákat beszélnének meg. A kezdő vállalkozók azonnal használható, ingyenes tanácsokra vágynak. Rettentő nehéz ezeket az érdekeket összeegyeztetni.

A fórumokat általában választott felhasználói névvel („nick”) használják az emberek. Ez némi szabadságot is ad a véleménynyilvánításban, ugyanakkor súlytalanná, virtuálissá is teszi a beszélgetéseket.

A Facebookon elvileg névvel és arccal vesznek részt az emberek a közösségekben, de amikor utána akarunk nézni egyes beszélgetőtársaink hátterének a leggyakrabban nem találunk semmit. Persze van profiljuk, csak abból semmilyen lényeges információt nem tudhatunk meg. Hasonló a helyzet a Google+ közösségeiben is, legalábbis akkor, ha a magyar résztvevők profilját vizsgáljuk. A nemzetközi csoportokban aktív külföldi szereplőkről általában minden lényegeset megtudhatunk.

A LinkedIn egyébként meglehetősen fapados szolgáltatást nyújtó csoportjai éppen azért mások, mint a többi hasonló közösség, mert innen (is) elérhető tagok részletes profilja. Ebből következik, hogy itt az egyes témák megvitatása mellett nagyon fontos szerephez jut a szakmai márkaépítés és a kapcsolatépítés is.

Akkor most melyik közösség a jobb, a fontosabb? Nincs egyszerű válaszom, hiszen ez attól függ, mi a célod!

Fórumok – Sok olyan fórum akad, ahol a tudásmegosztás, egymás segítése a lényeg. A legtöbben akadnak „erős nickek”, akikre sokan hallgatnak, de többnyire ők sem akarnak a fórumon kívül üzletet csinálni. Az ilyen, jól moderált fórumok gyorsan kivetik magukból a betolakodni próbáló trollokat. Érdemes tehát a fórumokkal próbálkozni, ha valamilyen, jól körülhatárolható témában szeretnénk tanácsot kapni. Az ismeretlen tanácsadók miatt azonban érdemes megfelelő kritikával fogadni az olvasottakat.

Facebook – Tapasztalatom szerint ez a platform a legerősebb a „közösség mozgalmak” szervezésében. Az internetadó elleni tiltakozástól a menekültek támogatásáig sok fontos szerveződés jött itt létre. Érdemes megjegyezni, hogy a Facebook ott erős, ahol hirtelen sok embert kell elérni és megszervezni. Igazán csak az működik, ami jelenidejű. Ahol nagyon pörög a tartalom, ott már néhány nappal ezelőtt tartalmakat is nagyon nehéz megtalálni.

Google Plus – A Google Plus erősen elépülőfélben van, de a közösségek továbbra is működnek. (Remélem, meg is maradnak.) A legérdekesebbek itt a nemzetközi közösségek, ahol gyakran a szakma legjobbjaival kerülhetsz közvetlen kapcsolatba. Fantasztikus dolog, hogy kérdéseidre olyan szakemberek válaszolnak, akiknek a nevét eddig csak cikkek elején, vagy nemzetközi konferenciák programjában láthattad.

LinkedIn – Itt több a működő hazai csoport, mint a Google Pluson, ezekben megismerheted a szakmabelieket és építgetheted véleményvezéri pozíciódat. A nemzetközi csoportok itt is az információgyűjtésre a legalkalmasabbak. A csoportok nagyon jók a bizalomépítésre, nélkülözhetetlenek a közösségi értékesítésben és marketingben.

A csoportok megfelelő, hatékony használata csak a gyakorlatban tanulható el. Érdemes szem előtt tartani, hogy még egy rossz csoport is több haszonnal (információ, tanulság) jár, mint a csoportok teljes elkerülése.

Drágán ingyenes

free

Egy ügyfelem belső (céges) közösségi hálózat bevezetését fontolgatja. Mivel korábban elég mélyen beleástam magam ebbe a témába, felajánlottam, hogy szívesen segítek a keresésben. („Hivatalosan” tartalommarketinges projekteken dolgozunk.)

A megfogalmazott elvárások és a kínált szolgáltatások alapján elég gyorsan ki tudtam alakítani egy rövid listát, amit egy kis próbálgatás után tovább szűkítettünk. Ekkor következett a „másik” oldal, a fizetési kondíciók tanulmányozása.

Valamennyi ilyen közösségi hálózat a „freemium” modell szerint működik. Regisztráció ellenében ingyen elérhető (majdnem) az alapszolgáltatás, de a „haladó” funkciókért már fizetni kell. A gyártók (többségében felhőben működő, bérelhető programokról van szó) gondosan ügyelnek rá, hogy szolgáltatásaik ne legyenek egyszerűen összehasonlíthatók, de azért többnyire elég hamar felsejlenek a határok.

  • A leggyakoribb, hogy az ingyenes használatot a felhasználók számához kötik. Ha 20 fő a határ, egészen biztos hogy csak egy team próbálhatja ki a hálózatot, azután ha bevált, lehet fizetni.
  • A másik ügyes megoldás a tárkapacitás korlátozása. Egy belső hálózat lényege a dokumentumok és egyéb fájlok megosztása, tárolása és elérhetővé tétele. Ha 500 MB az ingyenes használathoz járó tárhely mérete, hiába nem korlátozzák a felhasználók számát, ezt idővel kinövik. (A legjobb, ha néhány hónapnyi használat után, mert akkorra már megszokták, megszerették, olyan sok adatot töltöttek fel rá, hogy bonyolult lenne kihátrálni.)
  • A harmadik ügyes húzás a keresések korlátozása. A szinte csak a jelenidőben élő Facebookkal ellentétben egy céges közösségi hálózatban az egyik legfontosabb funkció a keresés. (A hálózatba feltöltött, megosztott információk így sokkal egyszerűbben, gyorsabban elérhetők, mint az F, G,E meghajtók átláthatatlan könyvtárrendszerébe rejtőző anyagok.) Ha az ingyenes keresések számát 15.000-re korlátozzák, látszólag nagyvonalúak, valójában támogatják a kipróbálást, de biztosítják, hogy a platformot ne lehessen huzamosan ingyen használni.

A lényeg: Ha tetszik a program, gyorsan eljutsz oda, hogy elfogadod: fizetni kell! Igen, de mennyit? (És miért?)
Nincs más dolgod, mint hogy tanulmányozd a töbnyire kitűnően elkészített táblázatotokat. Itt a vízszintes tengelyen általában a különböző szolgáltatási szintek (Free, Business, Professional Gold, Platinium stb.), a függőlegesen pedig az egyes funkciók állnak. A pöttyök, ikszek, vízszintes vonalak mátrixát nézegetve máris arra vágysz, hogy feljebb lépj. Ezeket a táblázatok pontosan olyanok, mint a kábeltévé előfizetések: Csak óriási áldozatok (és felesleges csatornák előfizetése árán) tudod elérni, hogy 5 kedvenc csatornádhoz hozzáférj.

Akkor most szeressük, vagy ne szeressük a freemium szolgáltatásokat? Azt hiszem, a mérleg nyelve a „szeressük” felé billen. A régebben elterjedt, 30 napig ingyen – utána sehogy modell sokkal brutálisabb. Talán azért idegenkedünk a freemium webes szolgáltatásoktól, mert megszoktuk, hogy a web ingyenes. A Google-ért nem fizetünk. (Dehogynem, keményen fizetünk az adatainkkal.) A Facebookért nem fizetünk. (A céges FB oldalt használók tanúsíthatják, hogy a Facebook egyáltalán nem ingyenes. A híroldalakért nem fizetünk. (Természetesen fizetünk, mégpedig a figyelmünkkel, vagyis azzal, hogy észleljük az ott megjelenő reklámokat.)

Mielőtt felháborodnál, hogy valaki pénzt mer kérni egy szoftver használatáért, gondolatban próbáld felcserélni a szerepeket! Te hajlandó lennél sok pénzért, rengeteg munkával kifejleszteni valamit, ami azután ingyen osztogatnál? (A Google, a Facebook, a Twitter, hogy csak a legismertebbeket említsem valóban először kitaláltak és elterjesztettek valamit és utána kezdtek hozzá üzleti modellt fabrikálni, de nem hinném, hogy ez legtöbbünk számára járható út lenne.)

Térjünk vissza a vállalati közösségi hálózatokhoz! Az ilyen programoknál jellemzően 9-10 USD /hó/fő az első szint előfizetési díja. Első pillantásra nem is tűnik rettenetes összegnek, de ha mondjuk szeretnéd egy 500 fős cég (+ partnerek, beszállító) számára biztosítani egy közösségi hálózat használatát, gyorsan kiderül, hogy milyen igaz a „sok kicsi sokra megy” mondás. Itt sajnos megint rossz helyzetben vagyunk, mivel nagyon más a súlya egy amerikai cégben 8 dollárnak, mint egy magyar vállalkozásban 2100 forintnak. Gondolj csak bele: ha egy vállalat csak 100 ember részére akar hozzáférést szerezni egy ilyen programhoz, akkor is havi 210.000 forintot kell kiperkálnia. Évi 1.520.000 forintot. (Ha szereted a kihívásokat, próbálj meg vállalati döntéshozókat egy ilyen előfizetésről meggyőzni!)

A belső kommunikációt, az együttműködést, az információk megtalálhatóságát, általában a hatékonyságot javító eszköz bevezetése persze idővel megtérül. Feltéve persze, hogy használják az emberek. Ahhoz viszont, hogy használják, a szervezeti kultúrát kellene megváltoztatni. Ehhez sajnos nem kapható freemium szoftver.

Ráncfelvarrás

tatarozásAz elmúlt hetekben ketten is reklamáltak a Soreo.biz olvashatatlanul apró betűi miatt. (Addig fel sem tűnt, vagyis azt hittem, hogy csak a én szemem romlik.) Bogarat ültettek a fülembe. Elkezdtem (megpróbáltam) kívülről nézni azt a webhelyet, amit normálisan csak belülről látok és megállapítottam, hogy valóban eljárt felette az idő.

Egy idő óta fontolgatom, hogy a mostani, kényelmes, de rugalmatlan WordPress..com-ról az “igazi” WordPressre (az “org” végűre) költözzek, de ehhez még erőt kell gyűjtenem. Átmeneti megoldásként kerestem egy tágasabb (de a korábbihoz hasonlóan puritán) sablont, ahol kicsit barátságosabban jelenhetne meg az írásaim. Nekem tetszik- remélem az olvasóim is szeretni fogják!

Ezúton szeretném még bejelenteni az angol nyelvű Tartalommarketing gyűjteményt. Itt tartalomkurátorként mások fontos, érdekes, izgalmas anyagait osztom meg.

Remélem mások is úgy örülnek a sebtiben átalakított Soreo.biz-nek, mint én magam!

Iratkozz fel a Soreo.biz hírlevelére, hogy ne maradj le egyetlen posztról sem!
A friss posztokat kívánságod szerint emailben (alapbeállítás), vagy közvetlenül Facebook/Twitter/LinkedIn faladra kapod meg.

Van-e élet az emailen túl?

Az elmúlt hetekben óriási sajtót kapott a francia  Atos cég, ahol a Thierry Breton vezérigazgató módszeresen felszámolja a belső emailezést.  A cikkek azokra a kutatásokra hivatkoznak, amik szerint csak a céges emailek 10 százaléka tartalmaz a munkához kapcsolódó, érdemi információkat, ugyanakkor minden beérkező email nagyjából egy percre kizökkenti az embert az éppen végzett munkából. (Mellesleg a céges emailek a munkahelyen kívül is egyre nagyobb terhelést jelentenek: egyre többen vannak, akik munkaidőn kívül is állandóan kényszeresen ellenőrzik “benti” levelezésüket.)

Az Atos persze nem egy olyan cég, ahol csak úgy át lehet kiabálni az egyik asztaltól a másikig. Európa legnagyobb IT szolgáltatója 42 országban összesen 70.000 embert foglalkoztat. A cégen belüli kommunikációt ezután a személyes megbeszélések mellett valamilyen, közelebbről nem részletezett belső közösségi hálózat segítségével oldják meg.

Bár az Atos (illetve PR ügynöksége) ügyesen eladta a “sztorit”, valójában nincs ebben a történetben semmi új. Az elmúlt években számos vállalatnál, szervezetnél ismerték fel, hogy az email nem az egyetlen és egyáltalán nem a leghatékonyabb eszköz a belső kommunikációban. Az email arra jó, amire eredetileg kitalálták (aszinkron üzenetek küldése), de nem “online svájci bicska”, ami projektmenedzsmentre, dokumentummegosztásra, azonnali üzenetváltásokra, tudásmenedzsmentre egyaránt alkalmas.

Azoknál a vállalatoknál, ahol az általunk preferált Qontextet, vagy ahhoz hasonló közösségi együttműködési platformot vezettek be automatikusan, minden tiltás nélkül radikálisan csökkent a belső email-forgalom. Mindez azonban nem jelenti, hogy azonnal temetni kellene az emailt. A külvilág felé még hosszú időn keresztül az email biztosítja a legfontosabb, univerzális kapcsolatot, de fontos lehet az email olyan helyzetekben is, amikor nincs lehetőség az együttműködési platform elérésére.

A “kitiltjuk a cégből az emailt” bejelentés ugyan jól hangzik, de ebben a formában értelmetlen.

(Az írás a Médiablogban megjelent bejegyzés átdolgozott változata.)

 

Mi a baj az emaillel?

Bár a vállalati belső kommunikációs problémák többnyire az “emberi tényezőkre” vezethetők vissza, mindenképpen fontos megvizsgálni a rendelkezésre álló eszközöket is. A legelterjedtebb ilyen eszköz az email, érdemes tehát ezzel kezdeni.

Az emaillel alapvetően semmi baj nincsen. Velünk van baj, emberekkel, akik 1) szeretnénk a lehető legtöbb feladatot egyetlen helyen, egyetlen eszközzel megoldani 2) nem szívesen használunk bonyolult beállításokkal működő, nehezen érthető eszközöket.

Nem terveztem forradalom kirobbantását, amikor nemrég találtam egy nagyon jó összefoglalót és ennek lényegét a Médiablogban közreadtam.

Őszintén meglepett, milyen heves reakciókat váltott ki egyesekben – vélhetőleg főképp informatikusokban – egy olyan szöveg, ami csupa régóta ismert problémát sorol fel. Vajon miért? Kíváncsian várom az itteni olvasók véleményét is!

7  ok, amiért biztos szívás az emailezés

Hosszú évekig az elektronikus levezés volt a legnépszerűbb internetes tevékenység. Mára a régi dicsfény elhalványult, az üzleti életben azonban továbbra is központi szerepet játszik az elektronikus levelezés. Isszuk is a levét.

Néhány hete a vállalati közösségi hálókról tartott előadásomban csak futólag érintettem az emailezés problémáit. Miután látszott, hogy sokakat érzékenyen érint a téma, úgy döntöttem, hogy kicsit alaposabban is kifejtem a témát.

Mielőtt belevágnék, szeretnélek biztosítani róla, hogy nem vagyok az emailek ellen (továbbra is sokat küldök-kapok), csak tudatosítani szeretném Benned, mitől is kapsz allergiás rohamokat.

1. Tudászárványok

Az email finoman szólva is gyengécske, ha információk megosztására szolgáló adattárházként próbáljuk használni. Az email küldésénél a feladónak tudnia kell, kinek van szüksége az adott információra. Az azonban, akinek holnap lesz szüksége erre, soha nem szerez tudomást az információ létezéséről. Mivel valamennyi postaláda magánterület, az ezekben tárolt információt a célzott és aktív beavatkozást igénylő továbbításon kívül sehogy sem lehet megosztani. A továbbítás nem ideális megoldás, mert időigényes (foglalkozni kell vele) és a tartalom felesleges másolataival terheli a hálózatot.

2. Törlési dilemma

Az email egyik fő sajátossága, hogy együtt van benne a tartalom és az annak küldéséről szóló értesítés. Ennek következménye, hogy nem mered kitörölni a már feleslegessé vált értesítéseket, mert félsz tőle, hogy kidobsz valamilyen később még szükséges tartalmat. Tovább rontja a helyzetet a feladók feltételezése, miszerint ha egyszer elküldtek neked valamilyen infót, akkor köteles vagy arra emlékezni. Az eredmény, hogy minden beérkező levelet megtartasz. Azután hiába a kétségbeesett jelölgetés, szortírozás (zászlócskák, színek, mappák, címkék…) idővel óhatatlanul is kialakul a teljes káosz. (Ismerős?).

Mindez nem elég, közben a vállalati levelezőrendszertől is állandó üzeneteket kapsz – természetesen emailben -, hogy túl nagy a postafiókod, a felesleges üzenetek törlésével csökkentsd a mértékét… (Óriási ellentmondás, hogy miközben egyre több szolgáltató kínál nagy méretű, ingyenes tárhelyet, a vállalati rendszergazdák egyre fukarabbak a számodra biztosított hellyel.)

3. A sürgősség szerinti besorolás hiánya

A postaládád lényegében a benne levő cuccok egyszerű listája. Az Outlookban a feladó ugyan elvben be tudja állítani a sürgősségi szintet, a gyakorlatban ezt senki sem használja. Nem is lenne sok értelme, hiszen az információ fontossága a feladó és a címzett számár csak ritkán esik egybe. Kísérletezhetsz színes jelölésekkel (Outlook), vagy remélheted, hogy a rendszer maga dönti el, melyik levél fontos a számodra (Gmail), de biztos, hogy valamennyi az anyádtól, vagy a főnöködtől érkezett levél a “fontos” kategóriába tartozik?

4. A kontextus hiánya

Az email történetének legutolsó jelentős innovációja a levelek felfűzése (threading). A levelek automatikus összekapcsolása a “tárgy” mezőben megadottak alapján meglehetősen gyermeteg elgondolás. Ritkán működik, mivel
az emberiség jelentős része képtelen olyan tárgyat (címet) megadni, ami jól leírja a tartalmat (egyesek talán éppen ezért nem írnak ide semmit),
az oda-vissza küldözgetés során a levelezés témája gyakran nagyon messzire kalandozik az eredi tárgytól
sokan nem a címlistából keresik ki a címzettet, csak “válaszolnak” a legutóbbi levelére, de közben nem változtatják meg a tárgyat.

Miközben bízunk benne, hogy a feladó tisztában van üzenete kontextusával, valójában a címzettre marad a ennek megálapítása (címkézés, kulcsszavazás, mappa…). A beérkező emailek egyre növekvő mennyisége miatt erre azonban egyre kevesebb idő jut. Marad hát a keresés (valójában ideges turkálás a régi emailek között), illetve ennek kudarca esetén e kérés: “Elküldenéd újra…?”

5. Terjesztési káosz

Az email tároláson-továbbításon alapuló rendszerét a betárcsázós internet idején találták ki. A mai, sokkal bonyolultabb világban ez számos ponton sebezhető.

A Microsoft egy korábbi jelentése szerint az email-forgalom 97%-át a a spamek teszik ki. (A helyzet azóta csak romlott.)
A feladó soha sem lehet 100 százalékosan biztos abban, hogy levele célba is ér.
Bár léteznek mindenféle standardok, továbbra is szenvedünk az inkompatibilitástól. Kaptál már üres levelet “winmail.dat” csatolmánnyal? Próbáltál már meghívót küldeni több, különböző levelező-rendszert használó címzettnek? (+ Minket, magyarokat a balsorson – aki régen tép – még az ékezetek hibás dekódolása is sújtja.)

6. Nem lehetséges az adatok életciklusának a menedzselése

Magyarul: teljes az emaileket illető biztonsági, jogi káosz. A “takarékosságból” kikényszerített selejtezés mellett a további fejfájást okoz a távoli elérés, illetve a különböző (sokféle) mobil eszköz használata.

7. Homályos (n)etikett

Hiába használjuk időtlen idők óta az emailt, sokan a mai napig képtelenek voltak megtanulni, mikor kell CC-t és mikor BCC-t használni. Mikor kell egy levelezőlistán kapott levélre egy személynek, vagy a teljes listának válaszolni? Ha több címzettje van a levélnek, kinek kell válaszolnia? Minden jel arra mutat, hogy az emberiség jelentős része képtelen ezeket az egyszerűnek tűnő dolgokat megérteni. Ha eddig nem sikerült, valószínűleg ezután sem fog.
Biztos vagyok benne, hogy az email még hosszú ideig a legszélesebb körben használt kommunikációs eszköz, a “közös nevező” marad, de mindenképpen érdemes figyelni a közösségi együttműködést támogató platformokra. Ezek ma még csak kiegészítői az emailnek, de -bizonyos körülmények között – akár alternatíváivá is válhatnak.

(Bejegyzésemhez Samir Ghosh gondolatai adták az ihletet. Ha mélyebben érdekel a közösségi együttműködés, feltétlenül kövesd az írásait!)