Van-e élet az emailen túl?

Az elmúlt hetekben óriási sajtót kapott a francia  Atos cég, ahol a Thierry Breton vezérigazgató módszeresen felszámolja a belső emailezést.  A cikkek azokra a kutatásokra hivatkoznak, amik szerint csak a céges emailek 10 százaléka tartalmaz a munkához kapcsolódó, érdemi információkat, ugyanakkor minden beérkező email nagyjából egy percre kizökkenti az embert az éppen végzett munkából. (Mellesleg a céges emailek a munkahelyen kívül is egyre nagyobb terhelést jelentenek: egyre többen vannak, akik munkaidőn kívül is állandóan kényszeresen ellenőrzik “benti” levelezésüket.)

Az Atos persze nem egy olyan cég, ahol csak úgy át lehet kiabálni az egyik asztaltól a másikig. Európa legnagyobb IT szolgáltatója 42 országban összesen 70.000 embert foglalkoztat. A cégen belüli kommunikációt ezután a személyes megbeszélések mellett valamilyen, közelebbről nem részletezett belső közösségi hálózat segítségével oldják meg.

Bár az Atos (illetve PR ügynöksége) ügyesen eladta a “sztorit”, valójában nincs ebben a történetben semmi új. Az elmúlt években számos vállalatnál, szervezetnél ismerték fel, hogy az email nem az egyetlen és egyáltalán nem a leghatékonyabb eszköz a belső kommunikációban. Az email arra jó, amire eredetileg kitalálták (aszinkron üzenetek küldése), de nem “online svájci bicska”, ami projektmenedzsmentre, dokumentummegosztásra, azonnali üzenetváltásokra, tudásmenedzsmentre egyaránt alkalmas.

Azoknál a vállalatoknál, ahol az általunk preferált Qontextet, vagy ahhoz hasonló közösségi együttműködési platformot vezettek be automatikusan, minden tiltás nélkül radikálisan csökkent a belső email-forgalom. Mindez azonban nem jelenti, hogy azonnal temetni kellene az emailt. A külvilág felé még hosszú időn keresztül az email biztosítja a legfontosabb, univerzális kapcsolatot, de fontos lehet az email olyan helyzetekben is, amikor nincs lehetőség az együttműködési platform elérésére.

A “kitiltjuk a cégből az emailt” bejelentés ugyan jól hangzik, de ebben a formában értelmetlen.

(Az írás a Médiablogban megjelent bejegyzés átdolgozott változata.)

 

Mi a baj az emaillel?

Bár a vállalati belső kommunikációs problémák többnyire az “emberi tényezőkre” vezethetők vissza, mindenképpen fontos megvizsgálni a rendelkezésre álló eszközöket is. A legelterjedtebb ilyen eszköz az email, érdemes tehát ezzel kezdeni.

Az emaillel alapvetően semmi baj nincsen. Velünk van baj, emberekkel, akik 1) szeretnénk a lehető legtöbb feladatot egyetlen helyen, egyetlen eszközzel megoldani 2) nem szívesen használunk bonyolult beállításokkal működő, nehezen érthető eszközöket.

Nem terveztem forradalom kirobbantását, amikor nemrég találtam egy nagyon jó összefoglalót és ennek lényegét a Médiablogban közreadtam.

Őszintén meglepett, milyen heves reakciókat váltott ki egyesekben – vélhetőleg főképp informatikusokban – egy olyan szöveg, ami csupa régóta ismert problémát sorol fel. Vajon miért? Kíváncsian várom az itteni olvasók véleményét is!

7  ok, amiért biztos szívás az emailezés

Hosszú évekig az elektronikus levezés volt a legnépszerűbb internetes tevékenység. Mára a régi dicsfény elhalványult, az üzleti életben azonban továbbra is központi szerepet játszik az elektronikus levelezés. Isszuk is a levét.

Néhány hete a vállalati közösségi hálókról tartott előadásomban csak futólag érintettem az emailezés problémáit. Miután látszott, hogy sokakat érzékenyen érint a téma, úgy döntöttem, hogy kicsit alaposabban is kifejtem a témát.

Mielőtt belevágnék, szeretnélek biztosítani róla, hogy nem vagyok az emailek ellen (továbbra is sokat küldök-kapok), csak tudatosítani szeretném Benned, mitől is kapsz allergiás rohamokat.

1. Tudászárványok

Az email finoman szólva is gyengécske, ha információk megosztására szolgáló adattárházként próbáljuk használni. Az email küldésénél a feladónak tudnia kell, kinek van szüksége az adott információra. Az azonban, akinek holnap lesz szüksége erre, soha nem szerez tudomást az információ létezéséről. Mivel valamennyi postaláda magánterület, az ezekben tárolt információt a célzott és aktív beavatkozást igénylő továbbításon kívül sehogy sem lehet megosztani. A továbbítás nem ideális megoldás, mert időigényes (foglalkozni kell vele) és a tartalom felesleges másolataival terheli a hálózatot.

2. Törlési dilemma

Az email egyik fő sajátossága, hogy együtt van benne a tartalom és az annak küldéséről szóló értesítés. Ennek következménye, hogy nem mered kitörölni a már feleslegessé vált értesítéseket, mert félsz tőle, hogy kidobsz valamilyen később még szükséges tartalmat. Tovább rontja a helyzetet a feladók feltételezése, miszerint ha egyszer elküldtek neked valamilyen infót, akkor köteles vagy arra emlékezni. Az eredmény, hogy minden beérkező levelet megtartasz. Azután hiába a kétségbeesett jelölgetés, szortírozás (zászlócskák, színek, mappák, címkék…) idővel óhatatlanul is kialakul a teljes káosz. (Ismerős?).

Mindez nem elég, közben a vállalati levelezőrendszertől is állandó üzeneteket kapsz – természetesen emailben -, hogy túl nagy a postafiókod, a felesleges üzenetek törlésével csökkentsd a mértékét… (Óriási ellentmondás, hogy miközben egyre több szolgáltató kínál nagy méretű, ingyenes tárhelyet, a vállalati rendszergazdák egyre fukarabbak a számodra biztosított hellyel.)

3. A sürgősség szerinti besorolás hiánya

A postaládád lényegében a benne levő cuccok egyszerű listája. Az Outlookban a feladó ugyan elvben be tudja állítani a sürgősségi szintet, a gyakorlatban ezt senki sem használja. Nem is lenne sok értelme, hiszen az információ fontossága a feladó és a címzett számár csak ritkán esik egybe. Kísérletezhetsz színes jelölésekkel (Outlook), vagy remélheted, hogy a rendszer maga dönti el, melyik levél fontos a számodra (Gmail), de biztos, hogy valamennyi az anyádtól, vagy a főnöködtől érkezett levél a “fontos” kategóriába tartozik?

4. A kontextus hiánya

Az email történetének legutolsó jelentős innovációja a levelek felfűzése (threading). A levelek automatikus összekapcsolása a “tárgy” mezőben megadottak alapján meglehetősen gyermeteg elgondolás. Ritkán működik, mivel
az emberiség jelentős része képtelen olyan tárgyat (címet) megadni, ami jól leírja a tartalmat (egyesek talán éppen ezért nem írnak ide semmit),
az oda-vissza küldözgetés során a levelezés témája gyakran nagyon messzire kalandozik az eredi tárgytól
sokan nem a címlistából keresik ki a címzettet, csak “válaszolnak” a legutóbbi levelére, de közben nem változtatják meg a tárgyat.

Miközben bízunk benne, hogy a feladó tisztában van üzenete kontextusával, valójában a címzettre marad a ennek megálapítása (címkézés, kulcsszavazás, mappa…). A beérkező emailek egyre növekvő mennyisége miatt erre azonban egyre kevesebb idő jut. Marad hát a keresés (valójában ideges turkálás a régi emailek között), illetve ennek kudarca esetén e kérés: “Elküldenéd újra…?”

5. Terjesztési káosz

Az email tároláson-továbbításon alapuló rendszerét a betárcsázós internet idején találták ki. A mai, sokkal bonyolultabb világban ez számos ponton sebezhető.

A Microsoft egy korábbi jelentése szerint az email-forgalom 97%-át a a spamek teszik ki. (A helyzet azóta csak romlott.)
A feladó soha sem lehet 100 százalékosan biztos abban, hogy levele célba is ér.
Bár léteznek mindenféle standardok, továbbra is szenvedünk az inkompatibilitástól. Kaptál már üres levelet “winmail.dat” csatolmánnyal? Próbáltál már meghívót küldeni több, különböző levelező-rendszert használó címzettnek? (+ Minket, magyarokat a balsorson – aki régen tép – még az ékezetek hibás dekódolása is sújtja.)

6. Nem lehetséges az adatok életciklusának a menedzselése

Magyarul: teljes az emaileket illető biztonsági, jogi káosz. A “takarékosságból” kikényszerített selejtezés mellett a további fejfájást okoz a távoli elérés, illetve a különböző (sokféle) mobil eszköz használata.

7. Homályos (n)etikett

Hiába használjuk időtlen idők óta az emailt, sokan a mai napig képtelenek voltak megtanulni, mikor kell CC-t és mikor BCC-t használni. Mikor kell egy levelezőlistán kapott levélre egy személynek, vagy a teljes listának válaszolni? Ha több címzettje van a levélnek, kinek kell válaszolnia? Minden jel arra mutat, hogy az emberiség jelentős része képtelen ezeket az egyszerűnek tűnő dolgokat megérteni. Ha eddig nem sikerült, valószínűleg ezután sem fog.
Biztos vagyok benne, hogy az email még hosszú ideig a legszélesebb körben használt kommunikációs eszköz, a “közös nevező” marad, de mindenképpen érdemes figyelni a közösségi együttműködést támogató platformokra. Ezek ma még csak kiegészítői az emailnek, de -bizonyos körülmények között – akár alternatíváivá is válhatnak.

(Bejegyzésemhez Samir Ghosh gondolatai adták az ihletet. Ha mélyebben érdekel a közösségi együttműködés, feltétlenül kövesd az írásait!)

A falakon belül – Gondolatok a közösségi média vállalati alkalmazásáról

Régóta próbálkozom meghatározni azokat a szempontokat, amelyek leginkább befolyásolják, hogy vállalaton belül mennyire hasznosíthatóak a közösségimédia-eszközök. Abban talán kevés vita lehet, hogy a belső kommunikációban, az információcserében, a projektmenedzsmentben, vagy a tudásmenedzsmentben (és még sok más területen is) sorolni lehet a jó példákat. És persze a rosszakat is. Saját tapasztalataim alapján nem hiszek viszont abban, hogy egyszerűen csak az inkompetens végrehajtókra, vagy szűklátókörű vezetőkre lehetne kenni a kudarcokat.

Nem tudok (egyelőre) mélyreható statisztikákkal adni, de tapasztalatom szerint három olyan problématerület van, amelyet kontextustól függetlenül figyelembe kell venni minden belső vállalati közösségimédia-kezdeményezésnél. Ezek a feladatmegosztás, az információszabadság és a döntéshozatal.

Egyrészt már az sem triviális, hogy ki vezényli ezt a kezdeményezést és ki hogyan működik közre. Az online közösségek legtöbbje önkéntes alapon működik, az eszközök és módszerek is erre épülnek. Vállalaton belül az önkéntes munkavállalás azonban csak ritkán alakul ki. Az egyszerű kijelölés viszont éppen azt a lelkes hozzáállást öli meg, ami az aktív és még inkább a proaktív felhasználáshoz kell. Várni arra, hogy majd valaki belül “kinövi magát” a közösségi média hajtóerejévé érthető módon szintén kockázatos és bizonytalan megoldás sok vezető szemében.

Másrészt az online szabad információ-megosztással ellentétesen is működhet egy vállalat, ahol sok olyan információ van, amelyet kifejezetten nem kívánnak széles körben megosztani – akár még a dolgozók között sem. Az így kialakuló bonyolult jogosultsági rendszerek és az egyenlőtlen információ-birtoklás nem igazán segíti a közösségi munkát.

Harmadrészt az online közösségek döntéshozatali struktúrája a vállalati döntéshozatalhoz képest szélsőségesen (néha már anarchikusan) demokratikus. Igaz ez akkor is, ha vannak kiemelt felhasználók az internetes közösségekben is (jó példa erre a Wikipedia). A vállalatok többsége azonban nem konszenzusos döntéshozatalra épül. Márpedig közösségimédia-kezdeményezéseknél éppen a legfontosabb dolgozói rétegekben okozhatnak távolmaradási reakciókat a “fejük felett” kitűzött irányok bevezetése, még akkor is, ha ezek az irányok nem feltétlenül rosszak.

A megoldás a vállalati folyamatok és a közösségimédia-eszközök megfelelő összehangolása lehet. Hogy ez triviális? Pedig úgy tűnik, ez nem is olyan egyszerű. Ritkán kerül ugyanis annyi energia egy belső közösségimédia-eszközbe, mint például egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének előkészítésébe. Ennek eredményeképpen fragmentált félmegoldások alakulnak ki. Ilyenkor a wiki üresen marad, vagy hamar elavul, a blogokat igazi információ nélkül,kényszerüzenetekkel töltik fel. Végül megjön a következtetés: a közösségi eszközök nem alkalmasak vállalaton belüli alkalmazásra. Pedig dehogynem…

Prezimédia*

Hát, nem kapkodtam el. Nagyjából két éve lehetett, amikor Bitter Brunó megmutatta a NextWave első,  Prezivel készített cégbemutatóját. Egyszerre tetszett és idegesített is. Izgalmas volt az elszakadás a lineáris narrációtól, de idegesítő volt, ahogy az alapvető információkért is (cím, telefonszám) felfedező játékot kellett játszanom.

Azóta különféle konferenciákon, bemutatókon, előadásokon rengeteg prezis anyagot láttam. Hamar megértettem, hogy ez is csak egy “buta” eszköz, ami nem képes pótolni az értelmes gondolatokat.
Valahogy most érkezett el az idő, hogy én is elkezdjem használni a Prezit. Aktív felhasználóként percek alatt megértettem, miért imádják annyian. Azért, mert nem “kocka” mérnöki gondolkodással készült, a prezentáció készítését a gondolataidhoz igazíthatod (nem pedig fordítva), a felhasználói (szerkesztői) felület egyszerű, az alapfogások percek alatt elsajátíthatók. A háttér (oktatási anyagok, help) jók, a Prezi köré épült közösség működik.
Ne táplálj hamis illúziókat: gondolatok, ötletek, kellő kreativitás, némi tanulás és gyakorlás komoly anyaggyűjtés és sok befektetett munka nélkül a Prezivel sem tudsz igazán ütős bemutatókat gyártani!
Mindez persze magától értetődő, nem is erről akartam írni, hanem arról hogy a Prezi nagyszerű eszköz lehet(ne) az újságírók kezében is, hiszen
1) nagyon “termelékeny” – rendkívül gyorsan lehet szöveget, képeket, YouTube-os videót felvinni, azok között kapcsolatokat, navigációt építeni,
2) bár a Prezi lineáris történetmesélésre is alkalmas, igazi terepe a nem lineráris megjelenítés (a lineárisan el nem mesélhető történeteket ma gyakran meg kell erőszakolni, hogy valahogy beleférjenek a rendelkezésünkre álló formákba)
3) ha akarod, a Preziben magad vezetheted a közönséget, de akár a kezébe is adhatod a navigációt.
Ez így, leírva csupán néhány sor, valóságban azonban (talán) egy új univerzum!
Mindez biztosan elegánsabb lett volna, ha Prezeben tálalom, de…. (A következő hetekben, hónapokban különböző témákban  több előadást is tartok. Igyekszem tanulni, ügyesedni és egyszer még talán itt is előrukkolok valamivel:)

Addig is ajánlom mindenkinek a Prezi “felfedezős” oldalát. A rengeteg nyilvánosan megosztott prezi nézegetése az első lépcső ahhoz, hogy magad is belevágj.

(* “crosspost”  - a bejegyzés eredetileg a HVG Médiablogon jelent meg.)

Lájkoljuk a HR Expot?

Ma reggel nyitott a  HR Expo, a 2010. őszi, “kísérleti” rendezvény utáni második virtuális szakmai vásár. Ízlelgetjük. Szeretjük? Fanyalgunk? Elhatároztuk, hogy a túl gyors ítélkezés helyett inkább kicsit alaposabban is körülnézünk.

Az ötlet jó. A kivitelezés magas színvonalú. Mégis úgy érzem magam a HR Expo tereiben, mint egy Elvarázsolt Kastélyban. Néha szórakoztató, néha ijesztő, de információszerzésre, kapcsolatteremtésre egyelőre nem tűnik ideális helynek.
Tulajdonképpen nem kellene elveszettnek lennem, hiszen az a virtuális vásár pontosan ugyanúgy épül fel, mint  “igazi” társaik. Van egy kiállítótér, benne a kiállító cégek standja – a HR Expon elég kevés – , mellette a konferenciaterem… (Van kávézó is, de ez meglepő módon itt egy olyan hely, ahol éppen beszélgetni nem lehet.) Ahhoz azonban, hogy mindez az interneten keresztül is működjön. bonyolult technológia szükséges. (A HR Expo technikai hátterét az Infotéka biztosítja.) Bonyolult technológiát egyszerű felhasználói felülettel ellátni viszont nagyon nehéz. (Vagy inkább lehetetlen?)

A HR Expo standjai, előadóterei mindent tudnak,  amit  ma az online távoktatási és távkonferencia világában tudni érdemes. Csak magét megszerettetni nem képes. A rendszert fejlesztő mérnökök minden tőlük telhetőt megtettek, hogy minden jóval felszereljék ezeket a virtuális tereket, csak éppen nem vették figyelembe az átlagfelhasználó igényeit, lehetőségeit.

Ha 15 éves (igen intenzív) internetes tapasztalattal nehezen igazodom ki a felkínált technikai lehetőségek között, akkor vajon mennyire frusztráltan érezheti magát egy kevésbé harcedzett, de saját naponta használt webes környezetében otthonosan mozgó  háeres? (A pangó terek, az üres standok mindent elmondanak.)

Azt hiszem, mégsem ez a legnagyobb baj. A zavart az okozza, hogy maga az  elképzelés a hibás. Emlékszik még rajtam kívül valaki a 3D, bejárható “virtuális bevásárlóközpontokra”? Vajon miért nem ott vásárlunk ma, miért inkább az Amazon.com és az eBay.com modelljén alapuló, felhasználóbarát, szuperhatékony e-áruházakban?
A HR Expo alapelve nem csak azért hibás, mert egy jól működő modellt próbál exportálni egy új, egészen más törvényszerűségek szerint működő közegbe. A nagyobb hiba az, hogy megfeledkezett a szakmai rendezvények egyik lényegéről, a folyosókon, az előcsarnokban és a büfében zajló kapcsolatépítésről. 

“Networking” – na, helyben is vagyunk. Miközben az ötletgazdák és a szervezők a hagyományos  szakmai vásár modelljét próbálják egy webes portálra átültetni, nem veszik észre, hogy az utóbbi felett is elszállt már az idő. Ma az internet nem egy, vagy néhány információtulajdonos által birtokolt információs csomópontokról, hanem a közösségi hálózatokról szól. Nem kampányszerűen, évi kétszer két napon kell megszólítani a közönséget, hanem folyamatos párbezsédet kell folytatni velük. Lehet, hogy a Facebook, a LinkedIn és a Twitter nem biztosítanak olyan “high-tech” felületet., mint a HR Expo alatt működő szoftverek, viszont működnek. Ez pedig nem elhanyagolható szempont.

ReferYes.com – A passzív álláskeresők nyomában

A mai (viszonylagos) állásszűke idején is sok speciális,  különleges tudást igénylő nyitott pozíció akad, melyekre nehéz megfelelő jelölteket találni. Jó emberek ugyan akadnak, de ők többnyire  passzív álláskeresők, vagyis nem böngészik a vállalati karrieroldalakat és az állásportálokat.

A passzív álláskeresők elérése hagyományos módszerekkel drága és nehézkes. Az elmúlt időben viszont több, kifejezetten erre a feladatra kifejlesztett webes eszköz is felbukkant. Ezek közül most a ReferYes.com szolgáltatást szeretném bemutatni.

A webhely egyik része sajátos “emberpiac”, ahol nem a szokásos résztvevők (munkáltatók, munkavállalók (+közvetítők)) kereskednek, hanem a fejvadászok keresik és kínálják a rátermett jelölteket. A “Post Jobs” oldalon megadható a vágyott jelölt profilja + az az összeg, amit a fejvadász fizetni hajlandó egy jelöltért, a “Refer People” oldalon pedig jelöltet lehet ajánlani a felkínált állásokra. (Itt a munkakeresők közvetlenül is jelentkezhetnek.)

A ReferYes.com igazi érdekessége mégsem ez, hanem a Sourcer oldal. Ez ravasz kereső, ami egyszerre több forrásban is képes önéletrajzok, felhasználói profilok, vagy akár email címek után kutatni.

A ReferYes.com még messze nem tökélestes, de máris használható. Kíváncsian várom, hogyan “tanul”, fejlődik majd a jövőben!

Követés

Értesítést küldünk minden új bejegyzésről a megadott e-mail címre.

%d honlapszerkesztő ezt szereti: