Qontext előzetes

Miután már több rendezvényen is “kiszivárogtattuk”, itt is eláruljuk, hogy 2011. októberétől a Soreo.biz a Qontext vállalati együttműködési platform kizárólagos hazai partnere.

A szoftver magyar nyelvű verzióján dolgozunk, a magyar honlap készül, addig is egy rövid ismertetővel szeretnénk szolgálni. (A Qontext angol nyelvű, rengeteg információ tartalmazó honlapja a www.qontext.com címen található.)



Qontext
a vállalati közösségi együttműködés platformja

A Qontex a közösségi média és a web 2.0. eszköztárát használva kínál megoldásokat a vállalati belső kommunikáció, az együttműködés, a tudásmegosztás legfőbb problémáira.

A Qontext egyetlen, integrált platformon kínál lehetőséget üzenetküldésre, közös munkára, különböző dokumentumok, tartalmak megosztására,  csoportok képzésére, ezzel minden korábbi megoldásnál hatékonyabbá teszi a munkavégzést.

A Qontext egységes szerkezetének köszönhetően végre egyetlen, helyen található meg valamennyi, a napi munkához szükséges információ, tartalom.

A Qontext az üzenet- és tartalomtípusok sokféleségének, az interakciók rugalmasságának és a jogosultságok kezelésének köszönhetően a felmerülő igényekhez és feladatokhoz alakítva használható.

Néhány felhasználási lehetőség

Közösségi intranet

A hagyományos, az információkat felülről lefelé közvetítő vállalati intranettel szemben a Qontext használatával olyan közösségi tér alakítható ki, amelyben a munkáltató és a munkavállaló kölcsönösen kommunikálhatnak egymással. A Qontext erősíti mindkét oldal elkötelezettségét, támogatja az alulról jövő innovációt.

Az ügyfélkapcsolatok erősítése

A Qontext nemcsak a vállalaton belül működtethető, hanem használata kiterjeszthető az ügyfelekre (vevőkre, partnerekre, beszállítókra) is. A Qontext az ügyfél jellegének, igényeinek megfelelően többféleképpen használható. A meghívás módjától függően az ügyfél csak egy kijelölt csoporttal, vagy a teljes szervezettel kerül kapcsolatba, az információk szűk köréhez, vagy nagyobb területhez fér hozzá. A Qontext használatával felgyorsul az ügyfelekkel való kommunikáció, átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé válnak a közösen használt dokumentumok, növekedhet a kölcsönös kötődés.

Munkahelyi együttműködés

A Qontext használatának egyik leggyakoribb módja a munkahelyen belül együttműködés előmozdítása. A Qontext segítségével egyszerű az új tartalmak előállítása, a közös munkavégzés, a tartalmak megosztása, minősítése. Mindez történhet vállalati szinten, vagy kisebb csoportokban.

Cégek közti együttműködés

A Qontext segítségével több külső csoport (pl. partnerek, viszonteladók, felhasználók) is létrehozható. A Qontext eszköztára jól segíti a csoportok közti információáramlást és együttműködést. A szerepkörök (jogosultságok) megválasztása biztosítja, hogy minden szereplő csak a megfelelő funkciókhoz és információkhoz férjen hozzá.

Összefüggéseken alapuló együttműködés

A Qontext segítségével a kontextus alapján kapcsolhatók össze az üzleti célkitűzések és az ezzel összefüggő párbeszédek. Különösen alkalmassá teszi a Qontextet erre a különböző vállalati alkalmazásokkal (CRM, HRM, ERP, statikus intranet) való egyszerű integrálhatósága.

Reklámok

Mi a baj az emaillel?

Bár a vállalati belső kommunikációs problémák többnyire az “emberi tényezőkre” vezethetők vissza, mindenképpen fontos megvizsgálni a rendelkezésre álló eszközöket is. A legelterjedtebb ilyen eszköz az email, érdemes tehát ezzel kezdeni.

Az emaillel alapvetően semmi baj nincsen. Velünk van baj, emberekkel, akik 1) szeretnénk a lehető legtöbb feladatot egyetlen helyen, egyetlen eszközzel megoldani 2) nem szívesen használunk bonyolult beállításokkal működő, nehezen érthető eszközöket.

Nem terveztem forradalom kirobbantását, amikor nemrég találtam egy nagyon jó összefoglalót és ennek lényegét a Médiablogban közreadtam.

Őszintén meglepett, milyen heves reakciókat váltott ki egyesekben – vélhetőleg főképp informatikusokban – egy olyan szöveg, ami csupa régóta ismert problémát sorol fel. Vajon miért? Kíváncsian várom az itteni olvasók véleményét is!

7  ok, amiért biztos szívás az emailezés

Hosszú évekig az elektronikus levezés volt a legnépszerűbb internetes tevékenység. Mára a régi dicsfény elhalványult, az üzleti életben azonban továbbra is központi szerepet játszik az elektronikus levelezés. Isszuk is a levét.

Néhány hete a vállalati közösségi hálókról tartott előadásomban csak futólag érintettem az emailezés problémáit. Miután látszott, hogy sokakat érzékenyen érint a téma, úgy döntöttem, hogy kicsit alaposabban is kifejtem a témát.

Mielőtt belevágnék, szeretnélek biztosítani róla, hogy nem vagyok az emailek ellen (továbbra is sokat küldök-kapok), csak tudatosítani szeretném Benned, mitől is kapsz allergiás rohamokat.

1. Tudászárványok

Az email finoman szólva is gyengécske, ha információk megosztására szolgáló adattárházként próbáljuk használni. Az email küldésénél a feladónak tudnia kell, kinek van szüksége az adott információra. Az azonban, akinek holnap lesz szüksége erre, soha nem szerez tudomást az információ létezéséről. Mivel valamennyi postaláda magánterület, az ezekben tárolt információt a célzott és aktív beavatkozást igénylő továbbításon kívül sehogy sem lehet megosztani. A továbbítás nem ideális megoldás, mert időigényes (foglalkozni kell vele) és a tartalom felesleges másolataival terheli a hálózatot.

2. Törlési dilemma

Az email egyik fő sajátossága, hogy együtt van benne a tartalom és az annak küldéséről szóló értesítés. Ennek következménye, hogy nem mered kitörölni a már feleslegessé vált értesítéseket, mert félsz tőle, hogy kidobsz valamilyen később még szükséges tartalmat. Tovább rontja a helyzetet a feladók feltételezése, miszerint ha egyszer elküldtek neked valamilyen infót, akkor köteles vagy arra emlékezni. Az eredmény, hogy minden beérkező levelet megtartasz. Azután hiába a kétségbeesett jelölgetés, szortírozás (zászlócskák, színek, mappák, címkék…) idővel óhatatlanul is kialakul a teljes káosz. (Ismerős?).

Mindez nem elég, közben a vállalati levelezőrendszertől is állandó üzeneteket kapsz – természetesen emailben -, hogy túl nagy a postafiókod, a felesleges üzenetek törlésével csökkentsd a mértékét… (Óriási ellentmondás, hogy miközben egyre több szolgáltató kínál nagy méretű, ingyenes tárhelyet, a vállalati rendszergazdák egyre fukarabbak a számodra biztosított hellyel.)

3. A sürgősség szerinti besorolás hiánya

A postaládád lényegében a benne levő cuccok egyszerű listája. Az Outlookban a feladó ugyan elvben be tudja állítani a sürgősségi szintet, a gyakorlatban ezt senki sem használja. Nem is lenne sok értelme, hiszen az információ fontossága a feladó és a címzett számár csak ritkán esik egybe. Kísérletezhetsz színes jelölésekkel (Outlook), vagy remélheted, hogy a rendszer maga dönti el, melyik levél fontos a számodra (Gmail), de biztos, hogy valamennyi az anyádtól, vagy a főnöködtől érkezett levél a “fontos” kategóriába tartozik?

4. A kontextus hiánya

Az email történetének legutolsó jelentős innovációja a levelek felfűzése (threading). A levelek automatikus összekapcsolása a “tárgy” mezőben megadottak alapján meglehetősen gyermeteg elgondolás. Ritkán működik, mivel
az emberiség jelentős része képtelen olyan tárgyat (címet) megadni, ami jól leírja a tartalmat (egyesek talán éppen ezért nem írnak ide semmit),
az oda-vissza küldözgetés során a levelezés témája gyakran nagyon messzire kalandozik az eredi tárgytól
sokan nem a címlistából keresik ki a címzettet, csak “válaszolnak” a legutóbbi levelére, de közben nem változtatják meg a tárgyat.

Miközben bízunk benne, hogy a feladó tisztában van üzenete kontextusával, valójában a címzettre marad a ennek megálapítása (címkézés, kulcsszavazás, mappa…). A beérkező emailek egyre növekvő mennyisége miatt erre azonban egyre kevesebb idő jut. Marad hát a keresés (valójában ideges turkálás a régi emailek között), illetve ennek kudarca esetén e kérés: “Elküldenéd újra…?”

5. Terjesztési káosz

Az email tároláson-továbbításon alapuló rendszerét a betárcsázós internet idején találták ki. A mai, sokkal bonyolultabb világban ez számos ponton sebezhető.

A Microsoft egy korábbi jelentése szerint az email-forgalom 97%-át a a spamek teszik ki. (A helyzet azóta csak romlott.)
A feladó soha sem lehet 100 százalékosan biztos abban, hogy levele célba is ér.
Bár léteznek mindenféle standardok, továbbra is szenvedünk az inkompatibilitástól. Kaptál már üres levelet “winmail.dat” csatolmánnyal? Próbáltál már meghívót küldeni több, különböző levelező-rendszert használó címzettnek? (+ Minket, magyarokat a balsorson – aki régen tép – még az ékezetek hibás dekódolása is sújtja.)

6. Nem lehetséges az adatok életciklusának a menedzselése

Magyarul: teljes az emaileket illető biztonsági, jogi káosz. A “takarékosságból” kikényszerített selejtezés mellett a további fejfájást okoz a távoli elérés, illetve a különböző (sokféle) mobil eszköz használata.

7. Homályos (n)etikett

Hiába használjuk időtlen idők óta az emailt, sokan a mai napig képtelenek voltak megtanulni, mikor kell CC-t és mikor BCC-t használni. Mikor kell egy levelezőlistán kapott levélre egy személynek, vagy a teljes listának válaszolni? Ha több címzettje van a levélnek, kinek kell válaszolnia? Minden jel arra mutat, hogy az emberiség jelentős része képtelen ezeket az egyszerűnek tűnő dolgokat megérteni. Ha eddig nem sikerült, valószínűleg ezután sem fog.
Biztos vagyok benne, hogy az email még hosszú ideig a legszélesebb körben használt kommunikációs eszköz, a “közös nevező” marad, de mindenképpen érdemes figyelni a közösségi együttműködést támogató platformokra. Ezek ma még csak kiegészítői az emailnek, de -bizonyos körülmények között – akár alternatíváivá is válhatnak.

(Bejegyzésemhez Samir Ghosh gondolatai adták az ihletet. Ha mélyebben érdekel a közösségi együttműködés, feltétlenül kövesd az írásait!)