Mi a baj az emaillel?

Bár a vállalati belső kommunikációs problémák többnyire az “emberi tényezőkre” vezethetők vissza, mindenképpen fontos megvizsgálni a rendelkezésre álló eszközöket is. A legelterjedtebb ilyen eszköz az email, érdemes tehát ezzel kezdeni.

Az emaillel alapvetően semmi baj nincsen. Velünk van baj, emberekkel, akik 1) szeretnénk a lehető legtöbb feladatot egyetlen helyen, egyetlen eszközzel megoldani 2) nem szívesen használunk bonyolult beállításokkal működő, nehezen érthető eszközöket.

Nem terveztem forradalom kirobbantását, amikor nemrég találtam egy nagyon jó összefoglalót és ennek lényegét a Médiablogban közreadtam.

Őszintén meglepett, milyen heves reakciókat váltott ki egyesekben – vélhetőleg főképp informatikusokban – egy olyan szöveg, ami csupa régóta ismert problémát sorol fel. Vajon miért? Kíváncsian várom az itteni olvasók véleményét is!

7  ok, amiért biztos szívás az emailezés

Hosszú évekig az elektronikus levezés volt a legnépszerűbb internetes tevékenység. Mára a régi dicsfény elhalványult, az üzleti életben azonban továbbra is központi szerepet játszik az elektronikus levelezés. Isszuk is a levét.

Néhány hete a vállalati közösségi hálókról tartott előadásomban csak futólag érintettem az emailezés problémáit. Miután látszott, hogy sokakat érzékenyen érint a téma, úgy döntöttem, hogy kicsit alaposabban is kifejtem a témát.

Mielőtt belevágnék, szeretnélek biztosítani róla, hogy nem vagyok az emailek ellen (továbbra is sokat küldök-kapok), csak tudatosítani szeretném Benned, mitől is kapsz allergiás rohamokat.

1. Tudászárványok

Az email finoman szólva is gyengécske, ha információk megosztására szolgáló adattárházként próbáljuk használni. Az email küldésénél a feladónak tudnia kell, kinek van szüksége az adott információra. Az azonban, akinek holnap lesz szüksége erre, soha nem szerez tudomást az információ létezéséről. Mivel valamennyi postaláda magánterület, az ezekben tárolt információt a célzott és aktív beavatkozást igénylő továbbításon kívül sehogy sem lehet megosztani. A továbbítás nem ideális megoldás, mert időigényes (foglalkozni kell vele) és a tartalom felesleges másolataival terheli a hálózatot.

2. Törlési dilemma

Az email egyik fő sajátossága, hogy együtt van benne a tartalom és az annak küldéséről szóló értesítés. Ennek következménye, hogy nem mered kitörölni a már feleslegessé vált értesítéseket, mert félsz tőle, hogy kidobsz valamilyen később még szükséges tartalmat. Tovább rontja a helyzetet a feladók feltételezése, miszerint ha egyszer elküldtek neked valamilyen infót, akkor köteles vagy arra emlékezni. Az eredmény, hogy minden beérkező levelet megtartasz. Azután hiába a kétségbeesett jelölgetés, szortírozás (zászlócskák, színek, mappák, címkék…) idővel óhatatlanul is kialakul a teljes káosz. (Ismerős?).

Mindez nem elég, közben a vállalati levelezőrendszertől is állandó üzeneteket kapsz – természetesen emailben -, hogy túl nagy a postafiókod, a felesleges üzenetek törlésével csökkentsd a mértékét… (Óriási ellentmondás, hogy miközben egyre több szolgáltató kínál nagy méretű, ingyenes tárhelyet, a vállalati rendszergazdák egyre fukarabbak a számodra biztosított hellyel.)

3. A sürgősség szerinti besorolás hiánya

A postaládád lényegében a benne levő cuccok egyszerű listája. Az Outlookban a feladó ugyan elvben be tudja állítani a sürgősségi szintet, a gyakorlatban ezt senki sem használja. Nem is lenne sok értelme, hiszen az információ fontossága a feladó és a címzett számár csak ritkán esik egybe. Kísérletezhetsz színes jelölésekkel (Outlook), vagy remélheted, hogy a rendszer maga dönti el, melyik levél fontos a számodra (Gmail), de biztos, hogy valamennyi az anyádtól, vagy a főnöködtől érkezett levél a “fontos” kategóriába tartozik?

4. A kontextus hiánya

Az email történetének legutolsó jelentős innovációja a levelek felfűzése (threading). A levelek automatikus összekapcsolása a “tárgy” mezőben megadottak alapján meglehetősen gyermeteg elgondolás. Ritkán működik, mivel
az emberiség jelentős része képtelen olyan tárgyat (címet) megadni, ami jól leírja a tartalmat (egyesek talán éppen ezért nem írnak ide semmit),
az oda-vissza küldözgetés során a levelezés témája gyakran nagyon messzire kalandozik az eredi tárgytól
sokan nem a címlistából keresik ki a címzettet, csak “válaszolnak” a legutóbbi levelére, de közben nem változtatják meg a tárgyat.

Miközben bízunk benne, hogy a feladó tisztában van üzenete kontextusával, valójában a címzettre marad a ennek megálapítása (címkézés, kulcsszavazás, mappa…). A beérkező emailek egyre növekvő mennyisége miatt erre azonban egyre kevesebb idő jut. Marad hát a keresés (valójában ideges turkálás a régi emailek között), illetve ennek kudarca esetén e kérés: “Elküldenéd újra…?”

5. Terjesztési káosz

Az email tároláson-továbbításon alapuló rendszerét a betárcsázós internet idején találták ki. A mai, sokkal bonyolultabb világban ez számos ponton sebezhető.

A Microsoft egy korábbi jelentése szerint az email-forgalom 97%-át a a spamek teszik ki. (A helyzet azóta csak romlott.)
A feladó soha sem lehet 100 százalékosan biztos abban, hogy levele célba is ér.
Bár léteznek mindenféle standardok, továbbra is szenvedünk az inkompatibilitástól. Kaptál már üres levelet “winmail.dat” csatolmánnyal? Próbáltál már meghívót küldeni több, különböző levelező-rendszert használó címzettnek? (+ Minket, magyarokat a balsorson – aki régen tép – még az ékezetek hibás dekódolása is sújtja.)

6. Nem lehetséges az adatok életciklusának a menedzselése

Magyarul: teljes az emaileket illető biztonsági, jogi káosz. A “takarékosságból” kikényszerített selejtezés mellett a további fejfájást okoz a távoli elérés, illetve a különböző (sokféle) mobil eszköz használata.

7. Homályos (n)etikett

Hiába használjuk időtlen idők óta az emailt, sokan a mai napig képtelenek voltak megtanulni, mikor kell CC-t és mikor BCC-t használni. Mikor kell egy levelezőlistán kapott levélre egy személynek, vagy a teljes listának válaszolni? Ha több címzettje van a levélnek, kinek kell válaszolnia? Minden jel arra mutat, hogy az emberiség jelentős része képtelen ezeket az egyszerűnek tűnő dolgokat megérteni. Ha eddig nem sikerült, valószínűleg ezután sem fog.
Biztos vagyok benne, hogy az email még hosszú ideig a legszélesebb körben használt kommunikációs eszköz, a “közös nevező” marad, de mindenképpen érdemes figyelni a közösségi együttműködést támogató platformokra. Ezek ma még csak kiegészítői az emailnek, de -bizonyos körülmények között – akár alternatíváivá is válhatnak.

(Bejegyzésemhez Samir Ghosh gondolatai adták az ihletet. Ha mélyebben érdekel a közösségi együttműködés, feltétlenül kövesd az írásait!)

Advertisements

Mi a baj az emaillel?” bejegyzéshez ozzászólás

  1. Thanks for the credit. Please note spelling of my name is Samir Ghosh. Thanks again.

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s