Tudásmenedzsment 2.0.

Az alábbi diasor a Poziteam rendezvényére készült. Az itt olvasható szöveg nem az ott elhangzott előadás pontos átirata. A zárójelben levő számok az egyes diákra utalnak.

[2] A 2000-es évek közepétől a kétirányúvá váló online kommunikáció (web 2.0.) és az elképesztő sebességgel hódító közösségi hálózatok gyökeresen átalakították a közösségi együttműködést és a kommunikációt. Közben a vállalati falakon belül szinte semmi sem változott. Ott továbbra is a Window – Outlook – (SharePoint) tengely/háromszög határozza meg hogyan is dolgozunk.

[3] A különböző kutatások (Gartner, Nielsen, Altimeter stb.) szerint a vállalatok többsége még nem döntötte el, mit is kezdjen a közösségi médiával. A legtöbben inkább csak a marketing és a PR (esetleg az ügyfélszolgálat) kiegészítő csatornájaként igyekeznek “megszelídíteni” a Facebookot, a Twittert és társaikat, míg mások a vállalaton belül szigorú szabályzattal próbálják meg korlátozni azok használatát. (Ezek a szabályzatok gyakran még a munkaidőn túli, de a munkával, munkahellyel kapcsolatos közösségi kommunikációra is kiterjednek.)

Több irány közül választhatnak azok is, akik úgy döntenek, hogy a vállalat érdekében is fel kívánják használni a közösségi hálózatokban jól érzékelhető óriási energiákat. A legolcsóbb megoldás a “külső” eszközök beengedése. A vállalaton belüli, zárt Facebook csoport, az ingyenes Mediawiki, vagy a népszerű WordPress blog használata első pillantásra jó ötletnek tűnnek, de legtöbbször hamar kiderül, hogy az ingyenes eszközöknek nagy az ára,  ezek között az alkalmazások közt pedig nincs, vagy nehézkes az átjárás.

A legismertebb vállalati szoftverek gyártói némi késéssel, de elkezdték “közösségi réteggel” felszerelni alkalmazásaikat. Első látásra kényelmesnek tűnhet ez a megoldás, de hamar kényelmetlenné válik, amikor nem tudjuk éppen melyik közösségi hálózatban ki és mit is mondott…

Meggyőzősünk szerint igazi megoldást csak egy olyan, egységes platform jelenthet, ami magába foglalja az összes fontos közösségi funkciót, valamint képes a hagyományos vállalati szoftverek (CRM, HRM, ERP, intranet) integrálására is.

[4] Ma már tucatnyi ilyen megoldás létezik. Érdemes őket kipróbálni, tesztelni, összehasonlítani, ugyanakkor állandóan tudatában kell lenni, hogy a közösségi együttműködésben, a szervezeti tudásmegosztásban az eszköz csak másodlagos, a lényeg a szervezeti nyitottság, az együttműködésre való készség.

[5] Mi alaposan körülnéztünk a piacon, kipróbáltuk a fenti kritériumoknak eleget tevő rendszereket és végül az amerikai-indiai Qontextet találtuk a legígéretesebbnek. (2011. októbere óta hivatalosan is a Qontext partnerei vagyunk.) 

A Qontext számítástechnikai felhőben működő szolgáltatás, aminek használatához kizárólag egy webes böngészőre (vagy okostelefonra) van szükség. [6] A felület nagyon barátságos, aki használja a Facebookot, vagy a LinkedInt, itt is gyorsan kiismeri magát. 

[7] A Qontext által támogatott tudásmegosztás nem öncélú. A tudásmenedzsment az elmúlt években a nagy dokumentumoktól a mikrotartalmak felé mozdult el. A cél a munkával, a különböző tartalmakkal (üzenetek, fájlok, dokumentumok) kapcsolatos, az arról szóló beszélgetések megőrzése, kereshetővé tétele. 

[8] A beszélgetések mindig valamilyen tartalmi elemhez (üzenet, fájl, wiki stb.) kapcsolódnak – ez a kapcsolat a kereséskor is megmarad.  

[9] Az alkalmazott eszköztárból – sok ismerős elem – leginkább a Office/OpenOffice fájlok kezelését és a belső, egy email program egyszerűségével használható wikit érdemes kiemelni.

[10] Az üzenetek/elemek kezelése egységes. Azok címmel, leírással láthatók el, címkékkel jelölhetők. A címzettek kiválasztásával a személyes, bizalmas  kommunikációtól a teljes közösség üzenőfalán való megjelenésig bármilyen mód tetszőlegesen megválasztható. (Külön beállítással megtiltható az üzenetek/elemek kommentálása, lájkolása, megosztása stb.)

[11] A másik, “vételi” oldalon pontosan azonosítható a küldemény minden fontos paramétere. A címzett kommentálhatja, lájkolhatja, másnak, vagy saját mappájába továbbküldheti az üzenetet/elemet, de igény estén új embereket is bevonhat a beszélgetésbe.

[12-13] Míg a legtöbb közösségi hálózat jelenidejű (az üzenőfalon “lefolynak” a tartalmak), egy vállalati közösségi hálózat esetében fontos az egyes elemek tárolása, mappákba rendezése, illetve kereshetősége.

[14] A vállalati közösségi hálózatok segítenek abban, hogy megtaláljuk az egyes területek szakértőit, ehhez azonban részletes felhasználói profilra van szükség. Fontos, hogy minden vállalat saját igényei szerint határozhassa meg mi kerüljön ezekbe a profilokba.

[15] Természetesen vannak témák, melyek szükséges a teljes közösség előtt megvitatni. Az egyszerűen létrehozható csoportokban ugyanaz az eszköztár áll a felhasználók rendelkezésére, mint a nagy közösségben.

[16] A Qontext abban is eltér a Facebooktól, hogy a különböző felhasználói csoportokhoz eltérő jogosultsággal bíró szerepkörök köthetők. Ez nem csak korlátozást jelent, de egyszerűbbé is teszi a hálózat használatát.

[17] Akadnak olyan elemek, amiket érdemes tartósan is láthatóvá tenni. Bármelyik felhasználó javasolhatja bármelyik elemet kiemelésre. (A kiemeléseket az admin hagyja jóvá.)

[18] A Qontext az MS Office dokumentumokat is ugyanúgy kezeli, mint más elemeket. Lehet hozzájuk megjegyzést fűzni, címkézni, megosztani lájkolni. Egy dokumentum minden új feltöltését új verzióként kezeli. A dokumentumokat követni lehet, ilyenkor a felhasználó minden frissítésről értesítést kap.

[19] A belső wiki több ember által szerkeszthető tartalmat jelent. A szerkesztők és az olvasásra jogosultak egymástól függetlenül állíthatók be.

[20] A mobil appoknak köszöngetően az sem szakad el a tudásmegosztástól, aki éppen nincs számítógépközelben.

[21-24] Az utolsó diák azt foglalják össze, miben is különbözik a Qontext (és az általa képviselt közösségi együttműködés) a Facebooktól, illetve az olyan hagyományos tudásmegosztási formáktól, mint az email, az IM, vagy a statikus intranet.

[25] Egy rövid (élőben 10 perces) előadás csak a problémák és megoldások rövid felvillantatására alkalmas. További információk találhatók a megadott címeken, illetve szívesen válaszolok a felmerülő kérdésekre is. Mindenkinek javaslom a Qontext ingyenes kipróbálását is. Ez a http://www.qontext.com/next-steps/signup/ címen lehetséges.

Advertisements

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s