Miért nem működik a vállalati tudásmegosztás

Időnként izgalmas beszélgetések zajlanak itt, a LinkedIn egyes csoportjaiban. Az egyik helyen a vállalati belső kommunikációról folyik már 2 éve „parázs vita” (néha hónapok telnek el egy-egy újabb megszólalás között), a másik csoportban a közösségi eszközök munkahelyi használata a beszélgetés tárgya. Mivel nagyon fontosnak tartom a témát és mivel az elmúlt években némi saját tapasztalatra is szert tettem ezen a területen, úgy gondoltam, hogy az elszórt kommentárok mellett talán érdemes egyetlen helyen is összegyűjteni mondanivalómat.

Nagyon nagy szükségünk lenne arra, hogy megosszuk egymással tudásunkat. Minden amellett szól, hogy ezt meg is tegyük. Kivéve a munkahelyünk. A legtöbb vállalat ugyanis még mindig az ipari forradalom idején kialakult, az akkori igényeknek megfelelő hierarchikus szervezeti felépítésen alapul, ami szinte lehetetlenné teszi a tudásmegosztást

100 évvel ezelőtt elég volt a legfelső szinten birtokolt tudást (annak egy részét) lefelé áramoltatni. Ma minden szinten rengeteg tudás keletkezik, de ezek átadása a különböző hierarchiaszintek és az azokon belüli, jól lekülönült egységek (tudássilók) között szinte lehetetlen.

Nem sokkal jobb a helyzet a nálunk az utóbbi évtizedekben leginkább a „multiknál” elterjedt, de egyes szakemberek szerint már túlhaladott mátrix-szervezetekben sem. A mátrix növekedésével egyes pontok (éppen a legfontosabb résztevők) leterheltsége annyira megnövekszik, hogy szinte minden erejét a mátrix működtetésére kénytelen fordítani. A tudásmegosztás tehát itt is a háttérbe szorul.

Nem váltak be a „klasszikus” tudásmenedzsment módszerei sem. A tudás nem adható be egy nagy közös könyvtárba, hogy azután gondos rendszerezés után ahhoz bárki hozzáférhessen. Ma sokaknak akkor is a Wikipedia jelenti a tudást, ha rendetlenebb, megbízhatatlanabb, mint a szakkönyvtárakban őrzött tudományos dolgozatok.

A közösségi hálózatok sikerét látva sokakban (köztük bennem is) felmerült a gondolat: Ha a közösségi hálózatok segítségével „odakinn” ilyen jól működik a tudásmegosztás, miért ne lehetne ezt használni a vállalatokon, szervezeteken belül is?

A szervezeten belüli tudásmegosztás alapja nem a modern közösségi hálózat, hanem a megfelelő szervezeti kultúra. A technológia meggyorsíthatja a kultúra átalakulását, de nem helyettesítheti azt.

Az elmúlt években egymás után születtek meg a jobbnál jobb, vállalati használatra szánt közösségi hálózatok. Részletes profilok, a személyestől a teljes közösségig célozható üzenetek, közös munkafelületek, csoportok, címkézés,keresés – minden fontos eszköz megtalálható ezekben a rendszerekben. Ennek ellenére sem tudott egyik sem igazán elterjedni. A legtöbb vállalatnál rövid távon mérhető eredményeket akarnak. Egy közösségi hálózat hatása inkább hosszabb távon és közvetett módon jelentkezik.

Ezek a szoftverek felhő-alapon működnek, egy egyszeri, jelentős beruházás helyett viszonylag mérsékelt havi díjat kell használatukért fizetni. A kassza kulcsa általában az ügyvezetőnél van. Nemzetközi felmérések szerint a felső vezetők többsége idegenkedik a közösségi médiától. (Ez az idegenkedés általában a megfelelő ismeretek hiányából fakad.) Hogyan várhatjuk egy ilyen vezetőtől, hogy egy vállalati közösségi hálózat bevezetése mellett döntsön? Miért invesztáljon pénzt, időt (képzés, betanítás) olyas valamire, amiben maga sem hisz, aminek nem látja a megtérülését? Meggyőződésem, hogy bármilyen vállalati közösségi projektet a legfelsőbb döntéshozók digitális képzésével kellene kezdeni.

Nem egyértelmű a helyzet ott sem, ahol a bátor vezetők egy belső közösségi rendszer bevezetése mellett döntöttek. Az emberek felkészültsége nagyon eltérő. Naponta látom, milyen sokan vannak, akik a Facebook normális használatára sem képesek, akik nem tudják, mi az emailben a CC és a BCC közti különbség, akiknek fogalmuk sincs, hogy kell megosztani egy nagy dokumentumot. Mi fognak ők kezdeni egy közösségi szoftverrel? (Márkákat szándékosan nem írok.) Ez elsősorban nem életkor kérdése – fiatalokat is láttam már ügyetlenkedni…

Tegyük fel, megfelelő tréningekkel sikerült felzárkóztatni a lemaradókat, tudják már használni az új eszközt. A technika szintjén minden rendben. Mi garantálja azonban azt, hogy akarják is majd megosztani egymással információikat, dokumentumaikat, részt vegyenek a közös munkában? A megfelelő vállalati kultúra. Ahol természetes, hogy egy „alacsony szintű” beosztottnak is véleménye van, amit megoszthat a vezetőkkel. Ahol viszont 5 emelet és külön beléptetőrendszer választja el a „vezetőséget” a „dolgozóktól” – dolgoztam ilyen cégnél – , ott semmiféle szoftver nem tudja forradalmasítani az információáramlást.

A kép forrása: xmpus.com

(Ez az írás eredetileg a LinkedInen jelent meg.)

A HR 2.0-től az E 2.0-ig

Nem szeretem a újévi fogadalmakat, nem szoktam január 1-én “új életet kezdeni”. Az újévi kampány helyett egy hosszabb folyamat egy újabb szakaszát jelzik a logóban, a fejlécben és persze a tartalomban most megjelent változások.

Továbbra is fontosnak tartjuk a hr-es munka web 2.0-ás és közösségi eszközökkel történő támogatását, de egyre inkább úgy gondoljuk, hogy nem dolgozhatunk a más területektől elszigetelten.
Világosan látszik, hogy a közösségi média teljesen átalakítja az üzlet működését. Aki csak egy újabb marketing csatornát lát a Facebookban, a Twitterben és a többiekben, becsapja önmagát. Egyre inkább a közösségi hálózatokon zajló “beszélgetések” határozzák meg a vállalatokról kialakított képet, ott terjednek a termékekről, szolgáltatásokról kialakított vélemények, a vásárlástól a munkavállalásig ezek alapozzák meg a döntéseket.
A  korábbi években kialakított, eddig sikeresen alkalmazott marketing, pr, hr, értékesítési, ügyfélkezelési módszerek eredményessége egyre csökken. Az új helyzethez megértése, az újfajta üzleti módszerek alkalmazása elkerülhetetlen. (Hiba lenne azonban minden korábbi eszközt, módszert kidobni. A legsikeresebb vállalatok gyakorlata azt mutatja, hogy ezek többsége sikeresen integrálható, kiegészíthető a web 2.0-ás és közösségi világgal.)

A közösségi hálózatok nem csak a “kinti” világot változtatják meg, hanem egyre inkább behatolnak a vállalatok, szervezetek belső működésébe is. A közösségi eszközök vállalaton belüli használata révén erősödhet a közös munka, a tudásmegosztás, a közösségivé válhat a korábban egyirányú szervezeti kommunikáció.

Az újfajta vállalatoknál egyre inkább elmosódik a határ a hagyományos szervezeti egységek között. Az egyre laposabb szervezetben a szakértelem, az együttműködés kerül az előtérbe.

Mindezek persze nem máról holnapra megvalósuló változások. Maga az Enterprise 2.0. a szükséges változások elfogadása, az új befogadása, mint egy végleges állapot néhány lépésben való elérése. Örülünk, hogy mi is részesei lehetünk ennek a folyamatnak!

Qontext előzetes

Miután már több rendezvényen is “kiszivárogtattuk”, itt is eláruljuk, hogy 2011. októberétől a Soreo.biz a Qontext vállalati együttműködési platform kizárólagos hazai partnere.

A szoftver magyar nyelvű verzióján dolgozunk, a magyar honlap készül, addig is egy rövid ismertetővel szeretnénk szolgálni. (A Qontext angol nyelvű, rengeteg információ tartalmazó honlapja a www.qontext.com címen található.)



Qontext
a vállalati közösségi együttműködés platformja

A Qontex a közösségi média és a web 2.0. eszköztárát használva kínál megoldásokat a vállalati belső kommunikáció, az együttműködés, a tudásmegosztás legfőbb problémáira.

A Qontext egyetlen, integrált platformon kínál lehetőséget üzenetküldésre, közös munkára, különböző dokumentumok, tartalmak megosztására,  csoportok képzésére, ezzel minden korábbi megoldásnál hatékonyabbá teszi a munkavégzést.

A Qontext egységes szerkezetének köszönhetően végre egyetlen, helyen található meg valamennyi, a napi munkához szükséges információ, tartalom.

A Qontext az üzenet- és tartalomtípusok sokféleségének, az interakciók rugalmasságának és a jogosultságok kezelésének köszönhetően a felmerülő igényekhez és feladatokhoz alakítva használható.

Néhány felhasználási lehetőség

Közösségi intranet

A hagyományos, az információkat felülről lefelé közvetítő vállalati intranettel szemben a Qontext használatával olyan közösségi tér alakítható ki, amelyben a munkáltató és a munkavállaló kölcsönösen kommunikálhatnak egymással. A Qontext erősíti mindkét oldal elkötelezettségét, támogatja az alulról jövő innovációt.

Az ügyfélkapcsolatok erősítése

A Qontext nemcsak a vállalaton belül működtethető, hanem használata kiterjeszthető az ügyfelekre (vevőkre, partnerekre, beszállítókra) is. A Qontext az ügyfél jellegének, igényeinek megfelelően többféleképpen használható. A meghívás módjától függően az ügyfél csak egy kijelölt csoporttal, vagy a teljes szervezettel kerül kapcsolatba, az információk szűk köréhez, vagy nagyobb területhez fér hozzá. A Qontext használatával felgyorsul az ügyfelekkel való kommunikáció, átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé válnak a közösen használt dokumentumok, növekedhet a kölcsönös kötődés.

Munkahelyi együttműködés

A Qontext használatának egyik leggyakoribb módja a munkahelyen belül együttműködés előmozdítása. A Qontext segítségével egyszerű az új tartalmak előállítása, a közös munkavégzés, a tartalmak megosztása, minősítése. Mindez történhet vállalati szinten, vagy kisebb csoportokban.

Cégek közti együttműködés

A Qontext segítségével több külső csoport (pl. partnerek, viszonteladók, felhasználók) is létrehozható. A Qontext eszköztára jól segíti a csoportok közti információáramlást és együttműködést. A szerepkörök (jogosultságok) megválasztása biztosítja, hogy minden szereplő csak a megfelelő funkciókhoz és információkhoz férjen hozzá.

Összefüggéseken alapuló együttműködés

A Qontext segítségével a kontextus alapján kapcsolhatók össze az üzleti célkitűzések és az ezzel összefüggő párbeszédek. Különösen alkalmassá teszi a Qontextet erre a különböző vállalati alkalmazásokkal (CRM, HRM, ERP, statikus intranet) való egyszerű integrálhatósága.

Mi is az a “social intranet”?

Vállalati közösségi hálózat, Intranet 2.0., Enterprise 2.0., social intranet… A különböző elnevezések nagyjából ugyanazt fedik: a közösségi, illetve web 2.0-ás réteggel kiegészített intranetet. A social intranet számos technológiával megvalósítható, a lényeg mégsem az eszközökben rejlik. Ez a fajta, a csoportmunkát, tudásmegosztást, innovációt támogató, sok a vállalati rendszerekben megbúvó információkat élő tudássá alakító hálózat működésének alapfeltétele a megfelelő vállalati kultúra.

Ajánlom minden, a téma iránt érdeklődő olvasó figyelmében Oscar Berg kitűnő prezentációját!