A napokban elkészült a Qontext vállalati közösségi platform magyar nyelvű változata. Ebből az alkalomból adom közre ezt a diasort. Ebben nem annyira a Qontext funkcióit ismertetem, inkább próbálom azt más, ismert eszközökhöz képest pozicionálni.
intranet 2.0.
Qontext előzetes
Miután már több rendezvényen is “kiszivárogtattuk”, itt is eláruljuk, hogy 2011. októberétől a Soreo.biz a Qontext vállalati együttműködési platform kizárólagos hazai partnere.
A szoftver magyar nyelvű verzióján dolgozunk, a magyar honlap készül, addig is egy rövid ismertetővel szeretnénk szolgálni. (A Qontext angol nyelvű, rengeteg információ tartalmazó honlapja a www.qontext.com címen található.)
Qontext
a vállalati közösségi együttműködés platformja
A Qontex a közösségi média és a web 2.0. eszköztárát használva kínál megoldásokat a vállalati belső kommunikáció, az együttműködés, a tudásmegosztás legfőbb problémáira.
A Qontext egyetlen, integrált platformon kínál lehetőséget üzenetküldésre, közös munkára, különböző dokumentumok, tartalmak megosztására, csoportok képzésére, ezzel minden korábbi megoldásnál hatékonyabbá teszi a munkavégzést.
A Qontext egységes szerkezetének köszönhetően végre egyetlen, helyen található meg valamennyi, a napi munkához szükséges információ, tartalom.
A Qontext az üzenet- és tartalomtípusok sokféleségének, az interakciók rugalmasságának és a jogosultságok kezelésének köszönhetően a felmerülő igényekhez és feladatokhoz alakítva használható.
Néhány felhasználási lehetőség
Közösségi intranet
A hagyományos, az információkat felülről lefelé közvetítő vállalati intranettel szemben a Qontext használatával olyan közösségi tér alakítható ki, amelyben a munkáltató és a munkavállaló kölcsönösen kommunikálhatnak egymással. A Qontext erősíti mindkét oldal elkötelezettségét, támogatja az alulról jövő innovációt.
Az ügyfélkapcsolatok erősítése
A Qontext nemcsak a vállalaton belül működtethető, hanem használata kiterjeszthető az ügyfelekre (vevőkre, partnerekre, beszállítókra) is. A Qontext az ügyfél jellegének, igényeinek megfelelően többféleképpen használható. A meghívás módjától függően az ügyfél csak egy kijelölt csoporttal, vagy a teljes szervezettel kerül kapcsolatba, az információk szűk köréhez, vagy nagyobb területhez fér hozzá. A Qontext használatával felgyorsul az ügyfelekkel való kommunikáció, átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé válnak a közösen használt dokumentumok, növekedhet a kölcsönös kötődés.
Munkahelyi együttműködés
A Qontext használatának egyik leggyakoribb módja a munkahelyen belül együttműködés előmozdítása. A Qontext segítségével egyszerű az új tartalmak előállítása, a közös munkavégzés, a tartalmak megosztása, minősítése. Mindez történhet vállalati szinten, vagy kisebb csoportokban.
Cégek közti együttműködés
A Qontext segítségével több külső csoport (pl. partnerek, viszonteladók, felhasználók) is létrehozható. A Qontext eszköztára jól segíti a csoportok közti információáramlást és együttműködést. A szerepkörök (jogosultságok) megválasztása biztosítja, hogy minden szereplő csak a megfelelő funkciókhoz és információkhoz férjen hozzá.
Összefüggéseken alapuló együttműködés
A Qontext segítségével a kontextus alapján kapcsolhatók össze az üzleti célkitűzések és az ezzel összefüggő párbeszédek. Különösen alkalmassá teszi a Qontextet erre a különböző vállalati alkalmazásokkal (CRM, HRM, ERP, statikus intranet) való egyszerű integrálhatósága.
Vállalati közösségi hálózatok
A 2011-es Internet Hungary konferencián a fenti címmel tartottam előadást. Az alábbiakban az ott bemutatott diasor látható, illetve az előadás szöveges változata (nem pontos átirat) olvasható.
[1] Valami nagyon nincs rendben. Egy irodaház kellős közepén dolgozva gyakran a pusztában, elszigetelve érezzük magunkat. Dőlnek ránk az emailek, de ebből nem következik, hogy működik a belső kommunikáció. Káosz, fokozódó terhelés, növekvő nyomás, frusztráció. Biztos, hogy így kell ennek lennie?
[2]A legtöbben ritkán gondolnak bele, de a vállalati belső kommunikáció szinte egyáltalán nem változott az elmúlt 15 évben. Az internet a 90-es években jelent meg a vállalaton belül és azóta is WOE (Windows – Office – Email három szög határozza meg a belső kommunikációt.
[3] A “külvilágban” az elmúlt években óriási változások történtek. A web 2.0. kétirányúvá tette a korábban egyirányú internetet. A közösségi hálózatok végleg felforgatták a kommunikáció korábbi szabályait. Az irodákban minden maradt a régiben.
[4 ] Néhány alapvető probléma:
- A túl sok email túlterheli az embereket, nehézkes a korábbi információk rendezése
- A kommunikációban résztvevő csoportok nem alakíthatók rugalmasan.
- Az alkalmazások váltogatása (email, desktop, intranet, CRM stb.) váltogatása sok idővel jár és gyors kifáradáshoz vezet
- A különböző helyeken (saját gép, közös meghajtó, intranet, pendrive) tárolt információk elérése nehézkes, a minden helyre kiterjedő keresés nem lehetséges.
- A dokumentumok megosztása, a közös munka nehézkes.
[5] Hiába a profi spamszárő, a vállalat spam 99 százaléka házon belül képződik. A legfőbb forrás a sok felesleges “lássa még” (cc) csatolás, illetve az előzmények teljes láncolatának az ismételt elküldése.
Az email a dokumentumkezelés halála. A módosított tartalmú, de azonos néven visszaküldött dokumentumok a teljes káoszhoz vezetnek.
[6] Egy nagyobb szervezetben természetesen minden szervezeti egységnek önálló tárolói vannak. Ezek a többi szervezeti egységek számára láthatatlanok. Az ilyen tárolók igazi információtemetők.
[7] Az információ eltemetése természetesen helyben is lehetséges. Vajon 2 hét után ki emlékszik még egy ilyen címre?
[8] – [9] Elvileg az intranet hivatott a mindezeknek a belső kommunikáció problémáknak a megoldására, de a hagyományos megoldások (intranet 1.0.) erre nem képes, mivel
- továbbra is az információk egyirányú (fölülről lefelé történő) áramoltatására alkalmas,
- bonyolult a kezelése ( nem a laikus felhasználók, hanem a fejlesztők gondolkodását tükrözi,)
- egyetlen ember működteti – szűk keresztmetszet,
- nincs meg a megfelelő szintű (felső) támogatottsága,
- elszigetelve működik a többi vállalati alkalmazástól,
[10] Igen, persze, ezek mind úgynevezett web 2.0-ás eszközök. Ez a fajta, a vállalatokon kívül már évek óta jól működő gondolkodás hiányzik a belső kommunikációból.
[11] A social intranet (intranet 2.0., enterprise 2.0) nem más, mint a közösségi/web 2.0-ás réteggel ellátott intranet, vagyis belső közösségi hálózat.
[12] Ennek előnyeiről számos alkalommal írtam már, ezért most csak 3 pontot emelek ki.
[13] A választék egyre bővül, a legjobb social intranet szoftverek szolgáltatásaikban nagyon hasonlítanak egymáshoz, A Soreo.biz a lehetséges megoldások részletes elemzése után a Qontext.com mellett tette le a voksot. Október 1-től hivatalosan is mi vagyunk a Qontext kizárólagos magyarországi partnere!
[14] A következő diákon röviden áttekintjük a Qontext főbb funkcióit. Nem lesz szó itt róla, de fontos tudni, hogy a Qontext képes a különböző vállalati szoftverekkel (CRM, ERP, HRM stb.) való integrációra, illetve sok zárt rendszerrel ellentétben lehetőséget biztosít (vendégként) külső szereplők (partnerek, ügyfelek, alvállalkozók) bevonására is.
Ezen a dián látható, hogy milyen barátságos, ismerős felületről van szó.
[15] Az alapvető eszköztár meglepően egyszerű. Különböző üzenetek küldése, az üzenetek kezelése (lájkolás, követés, továbbküldése, dokumentumok, videók, fotók, prezentációk, blog, wiki, szavazások, kérdőívek megosztása, mindezekhez megjegyzések fűzése, címkézés. Mi is kellhet még?
[16]A sürgős üzenetekről riasztást kapsz, így biztosan nem maradsz le semmiről (és nem kell az üzenőfalon sem keresgélned)
[17] A csoportok alapítása egyszerű, gyors. Ezek lehetnek nyíltak, meghíváshoz kötöttek, vagy zártak. (Utóbbiakat még a kereső sem látja.)
[18] – [19] Természetesen mindenkinek van saját profilja. Hogy milyen információ szerepeljenek ebben, mi legyen ebből a kötelező, azt az admin dönti el.
[20] – [21] Böngészhetsz a csoportok, az emberek (felhasználók) között, szűrhetsz akár a friss belépőkre is. Magad dönthetsz arról, hogy kiket kívánsz követni. (Egyébként nem csak embereket követhetsz, hanem dokumentumok, információk frissüléseit is.)
[22] A csoportba – amennyiben a csoport gazdája ezt engedélyezi – külső, a cégen kívüli vendégek (partner, ügyfél, beszállító, alvállalkozó) és bevonhatók. Ők ilyenkor csak a csoporton belüli információkat, beszélgetéseket látják.
[23] A csoport felülete megjelenésében, eszköztárában nem különbözik a “külső” az egész vállalat számára elérhető felülettől.
[24] A rendszer erőssége a valamennyi információra kiterjedő keresés. Ebbe beletartoznak a kívülről behozott Office dokumentumok is.
[25] Az Office dokumentumok a rendszeren belül is olvashatók, véleményezhetők, kommentálhatók stb. Szerkesztéshez közvetlenül megnyithatók, majd “visszamenthetők”. Ilyenkor automatikusan egy új verzió keletkezik, de a régi verzió is megmarad.
Ez a rövid ismertető éppen csak ízelítőt adott egy közösségi intranet alkalmazás lehetőségeiből. A rendszer egyenként egyszerű elemei számtalan módon összekapcsolhatók, így sokféle vállalati folyamat támogatására felhasználhatók. A lényeg, hogy nem a szervezetnek, a munkafolyamatoknak kell a technológiához alkalmazkodniuk, hanem a social intranet eszköztársa szolgálhatja
Mi is az a “social intranet”?
Vállalati közösségi hálózat, Intranet 2.0., Enterprise 2.0., social intranet… A különböző elnevezések nagyjából ugyanazt fedik: a közösségi, illetve web 2.0-ás réteggel kiegészített intranetet. A social intranet számos technológiával megvalósítható, a lényeg mégsem az eszközökben rejlik. Ez a fajta, a csoportmunkát, tudásmegosztást, innovációt támogató, sok a vállalati rendszerekben megbúvó információkat élő tudássá alakító hálózat működésének alapfeltétele a megfelelő vállalati kultúra.
Ajánlom minden, a téma iránt érdeklődő olvasó figyelmében Oscar Berg kitűnő prezentációját!
