Visszafelé elsülő szabályozás

A közösségi média munkahelyi használatával kapcsolatban megállapíthatjuk, hogy az is rossz, ha sehogy sem szabályozzák, de az sem jó, ha túlszabályozzák.

HR Examiner cikkében a szerző, Heather Bussing 8 olyan esetet is felsorol, amikor a túlszabályozás visszafelé sülhet el. Itt csak szemezgetek az írásból, érdemes az egész blogbejegyzést elolvasni. (Fontosnak tartom megjegyezni, hogy a hazai jogrendszer vélhetően a kaliforniaitól eltérően kezeli egyik-másik felmerülő problémát.)

1. Ha a munkavállaló a saját nevén jelentkezik be egy közösségi hálózatba, akkor ahhoz a munkáltatónak ugyanúgy nincs köze, mint a munkavállaló saját autójához. Ezt semmilyen módon nem korlátozhatja. (Az más kérdés, hogy itt sem tanácsos a munkáltatót, a kollégákat, a cég termékeit gyalázni.)
2. Ha egy cég szeretné, hogy a munkavállalók a közösségi médiában a “márka nagyköveteivé” váljanak, akkor ne akarjon minden betűt ellenőrizni. A teljes kontroll garantáltan elveszi az emberek kedvét mindentől.
3. A moderálás egyben a felelősség átvállalása. Ha nincs moderálás, a tartalmak közreadóit terhel minden felelősség. A moderálással ez automatikusan  átszáll a munkaadóra. A moderátor is tévedhet, a munkáltató pedig kínos helyzetbe kerülhet. Biztos, hogy megéri?
Kapcsolódó írások:
A külföldi esettanulmányok a haza helyzettel is foglalkozik Dr. Soós Andrea Klára ügyvéd két írása a JAM blogban:

Korábban írtuk: 

A 3T – A vállalatok és a közösségi hálózatok

A közösségi hálózatok magánéletünk egyre fontosabb részé válnak. A Facebook közösségi tér, mindennapi beszédtémáink forrása, politikai bejelentések helye, központi találkozóhely és még sok minden más. Az egyre inkább kikopó iWiW hálózaton ugyan nem ilyen intenzív az élet, de “digitális telefonkönyvként” még mindig sokan használják. Egy friss becslés szerint a LinkedIn professzionális közösségi hálónak nagyjából 200 000 hazai felhasználója van, a Twitter magyar felhasználói is nagyjából ennyien vannak.

A közösségi hálózatok ilyen elterjedtsége és további folyamatos térnyerése mellett a munkahelyek is lépéskényszerbe kerülnek. Ahogy a késő-kádári évek kultúrpolitikájában, itt is “3 T” kérdése merül fel: tiltani kell, tűrni, vagy támogatni?
Tiltás. A közösségi hálózatok teljes munkahelyi tiltása, esetleg “liberális” kivitelben korlátozott (pl. napi 2×10 perces) használata jó megoldásnak tűnhet, de a gyakorlatban nem működik. A tiltás rossz közérzetet kelt, még azokat is frusztrálja, akik egyébként nem is használják ezeket a szolgáltatásokat. A közösségi hálózatokat tiltó vállalatoknál végzett (anonim) felmérések szerint a felhasználók csaknem fele a vállalati szabályzatban szereplő egyértelmű tiltás ellenére rendszeresen használja a nyilvános közösségi hálózatokat.
Nem kell azonban feltétlenül szabályt szegni a “napi betevő” Facebook-adagért. Egyre többen rendelkeznek a közösségi hálózatok használatára alkalmas telefonnal és megfizethető áru mobilinternet-előfizetéssel. A tiltás egyszerűen a számítógépről a vállalati “cenzúra” által ellenőrizhetetlen  mobil csatornára tereli a munkahelyi felhasználókat.
Tűrés – Egyes cégek felismerték a közösségi hálózatokban rejlő lehetőségeket és megpróbálják a maguk hasznára fordítani azokat. A nyilvános közösségi hálózatok “beengedése”, esetleg saját alkalmazásokkal való kiegészítése egyszerű, járható útnak tűnik, buktatói leginkább csak utólag derülne ki.
A tűrés stratégiája olyan belső kultúrát feltételez, ami mindenki számára egyértelművé teszi, mit szabad beengedni, vagy “kifelé” megosztani és mit nem. Ennek figyelése, az esetlegesen felmerülő problémák kezelése – különösen a bevezetés időszakában – rengeteg figyelmet igényel.
A nyilvános közösségi hálózaton alapuló belső megoldások vonzereje leginkább az, hogy nem kell újra feltalálni a spanyolviaszt, hátránya a kiszolgáltatottság. (Most, a Facebook oldalak radikális átalakulásánál sokan rádöbbennek, milyen ingoványos talajra is építkeztek.) A tűrés effajta kiterjesztésének komoly akadálya lehet a “féltékeny” fejlesztők (“ennél mi jobbat tudnánk”), vagy az IT biztonsági emberke ellenállása is.
Támogatás: – Kétség kívül sok érv szól a házon belüli megoldás, egy “saját Facebook” mellett. Különösen a több telephellyel rendelkező, de még inkább a nemzetközi vállalatok számára tűnhet logikus lépésnek a korábbi, statikus intranet továbbfejlesztése egy együttműködést, tudásmegosztást, csapatmunkát támogató belső közösségi hálózattá. Mivel a legtöbb vállalat ilyen típusú belső fejlesztései kívülről nem látszanak, a felhasználható tapasztalatok, a szakirodalomba átszivárgó tanulságok száma a nyilvános közösségi hálózatokkal foglalkozó szakirodalomhoz képest csekély. Annyit azonban bátran elmondhatunk, hogy az eredmény erősen függ a vállalati kultúrától és a bevezetés módjától. Ott, ahol a vállalati kultúra szerves része a csapatmunka (változó összetételű csapatokkal), természetes az információk megosztása, átláthatók a belső viszonyok, ott könnyebben gyökeret ver egy saját közösségi hálózat. Gyorsabb és hatékonyabb a bevezetés ott, ahol már léteznek megfelelő alapok (működő intranet, belső blog, wiki) illetve ahol nem felülről, központi utasításra jelenik meg a vállalati közösségi háló, hanem a valsó igények felmérésével, állandó belső visszajelzések mellett, fokozatosan történik a fejlesztés, elterjedés.
Ha mindez ismerős, az nem a véletlen műve! A közösségi hálózatokkal kapcsolatos legtöbb kérdés korábban már felmerült az internet, az email, az IM (azonnali üzenetküldés), a belső blogolás vagy az intratet bevezetése idején. Az akkor született sikeres megoldásokra  most támaszkodni lehet, az egykor a  szőnyeg alá söpört, most előkerülő problémák viszont csak növelik a bizonytalanságot.
Kapcsolódó bejgyzés:

Eszik, vagy isszák a közösségimédia-szabályzatot?

A munkáltatók többsége zavarodott. Nem tudnak mit kezdeni a közösségi hálózatokkal. Akad ugyan néhány “mintavállalat”, ahol minden lehetséges eszközzel ösztönzik a dolgozókat arra, hogy legyenek a vállalat “önkéntes hálózati nagykövetei”, de ez a gyakorlat – főleg idehaza – távolról sem nevezhető általánosnak.

Ahogy annak idején az internet és az email-, úgy a közösségi média használatát is fontos valamilyen szabályzat formájában rögzíteni. Az egyik lehetséges módszerelőre, “felülről” szabályozni minden lehetséges problémát  – ilyen például az IBM alapos, de igen kimerítő iránymutatása-, vagy lehetséges menet közben, a felmerülő problémák figyelembevételével megalkotni a szabályzatot.

Akárhogy is készül a közösségimédia-szabályzat, van néhány pont, amiket mindenképpen érdemes szem előtt tartani. A közösségi média egyik legelismertebb fóruma, a Mashable a következőket javasolja:

1. Bevezetésképpen el kell magyarázni, mi is a szabályzat célja

Az olvasónak / falhasználónak már a bevezetőben meg kell érteniük, mi is a haszna annak, ha elolvassák a szabályzatot.

A hagyományos tiltás és a különböző szankciókkal való fenyegetés helyett érdemesebb azt hangsúlyozni, hogyan kell a  közösségi médiát úgy használni, hogy a munkáltató és a dolgozó egyaránt boldog legyen.

2. A következmények viselése

Az, hogy bárkinek joga van szabadon  kifejezni magát a weben nem jelenti azt, hogy következmények nélkül lehet értelmetlenségeket írogatni. Tudomásul kell venni, hogy amikor valaki egy cég dolgozójaként ír, akkor nem csak ő felelős a leírtakért. (Általában a “józan ész” használata elegendő az értelmetlen megnyilvánulások kiküszöböléséhez.)

3. Hitelesség

A saját név, cégnév, beosztás feltüntetése fontos. Az emberek (vásárlók, ügyfelek) tudni akarják, kivel állnak szemben.

4. Ki a közönség?

Blogírás, vagy a twiterezés közben tudatában kell lenni, hogy az ügyfelek, a konkurencia, a potenciális munkavállalók (és persze a főnökök) is olvashatják a bejegyzéseket. Egyik csoportot sem szabad megsérteni, elriasztani.

5. A józan ítélőképesség gyakorlása

A munkáltatónak joga van monitorozni a közösségi hálózatokat és munkaidőn kívül is figyelemmel kísérni munkavállalói viselkedését. Kerülni kell tehát az olyan megnyilvánulásokat, amiket a munkahelyen sem látnának szívesen. A rasszista és más szélsőséges megnyilvánulások a legtöbb munkahely számára nem tolerálhatók.

6. A közösség koncepciójának megértése

A közösségek lényege a tagok közti kölcsönös támogatás. A közössé tagjainak meg kell tanulniuk hogyan tarthatják egyensúlyban a személyes és a szakmai információkat, illetve azt a szerepet, amit az átláthatóság játszik a közösségépítésben. (A közösség nem a versengés, inkább a kapcsolatépítés, segítségnyújtás terepe.)

7. A szerzői jogok tiszteletben tartása és korrekt használata

Bár nyilvánvalónak tűnik, de akkor is érdemes hangsúlyozni, hogy mindig fel kel tüntetni, ha mások munkáját használjuk. Ez persze nem elég: Idejében, még a publikálás előtt tisztázni kell, hogy van-e ehhez jogosultságunk.

8. A bizalmas és védett információk kezelése

Az átláthatóság nem azt jelenti, hogy közzé kell tenni a vállalat legféltettebb titkait. A probléma nem a legnyilvánvalóbb, egyértelmű helyzetekkel van. A közösségi médiában résztvevő dolgozóknak meg kell érteniük miről szabad beszélniük és miről nem. Minél világosabban és egyértelműbben foglalkozik ezzel a szabályzat, annál átláthatóbb lesz a helyzet a dolgozók számára is.

9. Értékek bevitele

Hosszú távon azok sikeresek a közösségi hálózatokban, akik valamilyen értéket nyújtanak követőiknek. Ez az érték azonban nem ütközhet a fenti pontokban leírtakkal.

10. A közösségi média és a termelékenység

Tiltani vagy engedni kell a közösségi hálózatok használatát a munkahelyeken? A tapasztalatok szerint a teljes tiltás nem vezet eredményre. A legtöbb munkavállaló – a telefonhoz és az email használatához hasonlóan – itt is megtalálja a helyes arányt. Ehhez azonban az szükséges, hogy a feladatok kiadása és azok számonkérése egyértelmű legyen. Olyan munkakörökben, ahol az ügyfelekkel folytatott kommunikáció áll a középpontban, a közösségi média újabb, kiegészítőt csatornákat jelenthet.


Az Ön cégénél elkészült már a közösségimédia-szabályzat?
Mi elkészítjük: Igényfelmérés – Írás/szerkesztés – Bevezetés
Jelentkezzen most!