Hogyan használd tartalommarketingre a prezentációidat

Prezentációból SllideShare

Meglepő, milyen sokon nem gondolnak rá, hogy egy előadás is a tartalommarketing fontos része lehet. Ha jól választod meg a rendezvényt, ahol előadsz házhoz jön a célcsoportod, már csak megfelelő tartalommal kell célba venned…

Előadás után ott a diasor (prezentáció), amit egyes rendezvények után a szervezők megosztanak a résztvevőkkel, egyébként pedig szép lassan mindenki megfeledkezik róla. Óriási hiba. Az prezentáció élete igazából csak az élő előadás után kezdődik el.

Bővebben…

Miért nem működik a vállalati tudásmegosztás

Időnként izgalmas beszélgetések zajlanak itt, a LinkedIn egyes csoportjaiban. Az egyik helyen a vállalati belső kommunikációról folyik már 2 éve „parázs vita” (néha hónapok telnek el egy-egy újabb megszólalás között), a másik csoportban a közösségi eszközök munkahelyi használata a beszélgetés tárgya. Mivel nagyon fontosnak tartom a témát és mivel az elmúlt években némi saját tapasztalatra is szert tettem ezen a területen, úgy gondoltam, hogy az elszórt kommentárok mellett talán érdemes egyetlen helyen is összegyűjteni mondanivalómat.

Nagyon nagy szükségünk lenne arra, hogy megosszuk egymással tudásunkat. Minden amellett szól, hogy ezt meg is tegyük. Kivéve a munkahelyünk. A legtöbb vállalat ugyanis még mindig az ipari forradalom idején kialakult, az akkori igényeknek megfelelő hierarchikus szervezeti felépítésen alapul, ami szinte lehetetlenné teszi a tudásmegosztást

100 évvel ezelőtt elég volt a legfelső szinten birtokolt tudást (annak egy részét) lefelé áramoltatni. Ma minden szinten rengeteg tudás keletkezik, de ezek átadása a különböző hierarchiaszintek és az azokon belüli, jól lekülönült egységek (tudássilók) között szinte lehetetlen.

Nem sokkal jobb a helyzet a nálunk az utóbbi évtizedekben leginkább a „multiknál” elterjedt, de egyes szakemberek szerint már túlhaladott mátrix-szervezetekben sem. A mátrix növekedésével egyes pontok (éppen a legfontosabb résztevők) leterheltsége annyira megnövekszik, hogy szinte minden erejét a mátrix működtetésére kénytelen fordítani. A tudásmegosztás tehát itt is a háttérbe szorul.

Nem váltak be a „klasszikus” tudásmenedzsment módszerei sem. A tudás nem adható be egy nagy közös könyvtárba, hogy azután gondos rendszerezés után ahhoz bárki hozzáférhessen. Ma sokaknak akkor is a Wikipedia jelenti a tudást, ha rendetlenebb, megbízhatatlanabb, mint a szakkönyvtárakban őrzött tudományos dolgozatok.

A közösségi hálózatok sikerét látva sokakban (köztük bennem is) felmerült a gondolat: Ha a közösségi hálózatok segítségével „odakinn” ilyen jól működik a tudásmegosztás, miért ne lehetne ezt használni a vállalatokon, szervezeteken belül is?

A szervezeten belüli tudásmegosztás alapja nem a modern közösségi hálózat, hanem a megfelelő szervezeti kultúra. A technológia meggyorsíthatja a kultúra átalakulását, de nem helyettesítheti azt.

Az elmúlt években egymás után születtek meg a jobbnál jobb, vállalati használatra szánt közösségi hálózatok. Részletes profilok, a személyestől a teljes közösségig célozható üzenetek, közös munkafelületek, csoportok, címkézés,keresés – minden fontos eszköz megtalálható ezekben a rendszerekben. Ennek ellenére sem tudott egyik sem igazán elterjedni. A legtöbb vállalatnál rövid távon mérhető eredményeket akarnak. Egy közösségi hálózat hatása inkább hosszabb távon és közvetett módon jelentkezik.

Ezek a szoftverek felhő-alapon működnek, egy egyszeri, jelentős beruházás helyett viszonylag mérsékelt havi díjat kell használatukért fizetni. A kassza kulcsa általában az ügyvezetőnél van. Nemzetközi felmérések szerint a felső vezetők többsége idegenkedik a közösségi médiától. (Ez az idegenkedés általában a megfelelő ismeretek hiányából fakad.) Hogyan várhatjuk egy ilyen vezetőtől, hogy egy vállalati közösségi hálózat bevezetése mellett döntsön? Miért invesztáljon pénzt, időt (képzés, betanítás) olyas valamire, amiben maga sem hisz, aminek nem látja a megtérülését? Meggyőződésem, hogy bármilyen vállalati közösségi projektet a legfelsőbb döntéshozók digitális képzésével kellene kezdeni.

Nem egyértelmű a helyzet ott sem, ahol a bátor vezetők egy belső közösségi rendszer bevezetése mellett döntöttek. Az emberek felkészültsége nagyon eltérő. Naponta látom, milyen sokan vannak, akik a Facebook normális használatára sem képesek, akik nem tudják, mi az emailben a CC és a BCC közti különbség, akiknek fogalmuk sincs, hogy kell megosztani egy nagy dokumentumot. Mi fognak ők kezdeni egy közösségi szoftverrel? (Márkákat szándékosan nem írok.) Ez elsősorban nem életkor kérdése – fiatalokat is láttam már ügyetlenkedni…

Tegyük fel, megfelelő tréningekkel sikerült felzárkóztatni a lemaradókat, tudják már használni az új eszközt. A technika szintjén minden rendben. Mi garantálja azonban azt, hogy akarják is majd megosztani egymással információikat, dokumentumaikat, részt vegyenek a közös munkában? A megfelelő vállalati kultúra. Ahol természetes, hogy egy „alacsony szintű” beosztottnak is véleménye van, amit megoszthat a vezetőkkel. Ahol viszont 5 emelet és külön beléptetőrendszer választja el a „vezetőséget” a „dolgozóktól” – dolgoztam ilyen cégnél – , ott semmiféle szoftver nem tudja forradalmasítani az információáramlást.

A kép forrása: xmpus.com

(Ez az írás eredetileg a LinkedInen jelent meg.)

Tudásmenedzsment 2.0.

Az alábbi diasor a Poziteam rendezvényére készült. Az itt olvasható szöveg nem az ott elhangzott előadás pontos átirata. A zárójelben levő számok az egyes diákra utalnak.

[2] A 2000-es évek közepétől a kétirányúvá váló online kommunikáció (web 2.0.) és az elképesztő sebességgel hódító közösségi hálózatok gyökeresen átalakították a közösségi együttműködést és a kommunikációt. Közben a vállalati falakon belül szinte semmi sem változott. Ott továbbra is a Window – Outlook – (SharePoint) tengely/háromszög határozza meg hogyan is dolgozunk.

[3] A különböző kutatások (Gartner, Nielsen, Altimeter stb.) szerint a vállalatok többsége még nem döntötte el, mit is kezdjen a közösségi médiával. A legtöbben inkább csak a marketing és a PR (esetleg az ügyfélszolgálat) kiegészítő csatornájaként igyekeznek “megszelídíteni” a Facebookot, a Twittert és társaikat, míg mások a vállalaton belül szigorú szabályzattal próbálják meg korlátozni azok használatát. (Ezek a szabályzatok gyakran még a munkaidőn túli, de a munkával, munkahellyel kapcsolatos közösségi kommunikációra is kiterjednek.)

Több irány közül választhatnak azok is, akik úgy döntenek, hogy a vállalat érdekében is fel kívánják használni a közösségi hálózatokban jól érzékelhető óriási energiákat. A legolcsóbb megoldás a “külső” eszközök beengedése. A vállalaton belüli, zárt Facebook csoport, az ingyenes Mediawiki, vagy a népszerű WordPress blog használata első pillantásra jó ötletnek tűnnek, de legtöbbször hamar kiderül, hogy az ingyenes eszközöknek nagy az ára,  ezek között az alkalmazások közt pedig nincs, vagy nehézkes az átjárás.

A legismertebb vállalati szoftverek gyártói némi késéssel, de elkezdték “közösségi réteggel” felszerelni alkalmazásaikat. Első látásra kényelmesnek tűnhet ez a megoldás, de hamar kényelmetlenné válik, amikor nem tudjuk éppen melyik közösségi hálózatban ki és mit is mondott…

Meggyőzősünk szerint igazi megoldást csak egy olyan, egységes platform jelenthet, ami magába foglalja az összes fontos közösségi funkciót, valamint képes a hagyományos vállalati szoftverek (CRM, HRM, ERP, intranet) integrálására is.

[4] Ma már tucatnyi ilyen megoldás létezik. Érdemes őket kipróbálni, tesztelni, összehasonlítani, ugyanakkor állandóan tudatában kell lenni, hogy a közösségi együttműködésben, a szervezeti tudásmegosztásban az eszköz csak másodlagos, a lényeg a szervezeti nyitottság, az együttműködésre való készség.

[5] Mi alaposan körülnéztünk a piacon, kipróbáltuk a fenti kritériumoknak eleget tevő rendszereket és végül az amerikai-indiai Qontextet találtuk a legígéretesebbnek. (2011. októbere óta hivatalosan is a Qontext partnerei vagyunk.) 

A Qontext számítástechnikai felhőben működő szolgáltatás, aminek használatához kizárólag egy webes böngészőre (vagy okostelefonra) van szükség. [6] A felület nagyon barátságos, aki használja a Facebookot, vagy a LinkedInt, itt is gyorsan kiismeri magát. 

[7] A Qontext által támogatott tudásmegosztás nem öncélú. A tudásmenedzsment az elmúlt években a nagy dokumentumoktól a mikrotartalmak felé mozdult el. A cél a munkával, a különböző tartalmakkal (üzenetek, fájlok, dokumentumok) kapcsolatos, az arról szóló beszélgetések megőrzése, kereshetővé tétele. 

[8] A beszélgetések mindig valamilyen tartalmi elemhez (üzenet, fájl, wiki stb.) kapcsolódnak – ez a kapcsolat a kereséskor is megmarad.  

[9] Az alkalmazott eszköztárból – sok ismerős elem – leginkább a Office/OpenOffice fájlok kezelését és a belső, egy email program egyszerűségével használható wikit érdemes kiemelni.

[10] Az üzenetek/elemek kezelése egységes. Azok címmel, leírással láthatók el, címkékkel jelölhetők. A címzettek kiválasztásával a személyes, bizalmas  kommunikációtól a teljes közösség üzenőfalán való megjelenésig bármilyen mód tetszőlegesen megválasztható. (Külön beállítással megtiltható az üzenetek/elemek kommentálása, lájkolása, megosztása stb.)

[11] A másik, “vételi” oldalon pontosan azonosítható a küldemény minden fontos paramétere. A címzett kommentálhatja, lájkolhatja, másnak, vagy saját mappájába továbbküldheti az üzenetet/elemet, de igény estén új embereket is bevonhat a beszélgetésbe.

[12-13] Míg a legtöbb közösségi hálózat jelenidejű (az üzenőfalon “lefolynak” a tartalmak), egy vállalati közösségi hálózat esetében fontos az egyes elemek tárolása, mappákba rendezése, illetve kereshetősége.

[14] A vállalati közösségi hálózatok segítenek abban, hogy megtaláljuk az egyes területek szakértőit, ehhez azonban részletes felhasználói profilra van szükség. Fontos, hogy minden vállalat saját igényei szerint határozhassa meg mi kerüljön ezekbe a profilokba.

[15] Természetesen vannak témák, melyek szükséges a teljes közösség előtt megvitatni. Az egyszerűen létrehozható csoportokban ugyanaz az eszköztár áll a felhasználók rendelkezésére, mint a nagy közösségben.

[16] A Qontext abban is eltér a Facebooktól, hogy a különböző felhasználói csoportokhoz eltérő jogosultsággal bíró szerepkörök köthetők. Ez nem csak korlátozást jelent, de egyszerűbbé is teszi a hálózat használatát.

[17] Akadnak olyan elemek, amiket érdemes tartósan is láthatóvá tenni. Bármelyik felhasználó javasolhatja bármelyik elemet kiemelésre. (A kiemeléseket az admin hagyja jóvá.)

[18] A Qontext az MS Office dokumentumokat is ugyanúgy kezeli, mint más elemeket. Lehet hozzájuk megjegyzést fűzni, címkézni, megosztani lájkolni. Egy dokumentum minden új feltöltését új verzióként kezeli. A dokumentumokat követni lehet, ilyenkor a felhasználó minden frissítésről értesítést kap.

[19] A belső wiki több ember által szerkeszthető tartalmat jelent. A szerkesztők és az olvasásra jogosultak egymástól függetlenül állíthatók be.

[20] A mobil appoknak köszöngetően az sem szakad el a tudásmegosztástól, aki éppen nincs számítógépközelben.

[21-24] Az utolsó diák azt foglalják össze, miben is különbözik a Qontext (és az általa képviselt közösségi együttműködés) a Facebooktól, illetve az olyan hagyományos tudásmegosztási formáktól, mint az email, az IM, vagy a statikus intranet.

[25] Egy rövid (élőben 10 perces) előadás csak a problémák és megoldások rövid felvillantatására alkalmas. További információk találhatók a megadott címeken, illetve szívesen válaszolok a felmerülő kérdésekre is. Mindenkinek javaslom a Qontext ingyenes kipróbálását is. Ez a http://www.qontext.com/next-steps/signup/ címen lehetséges.

Beszéljünk róla!

Tudástárak, tudásgazdák, központilag szervezett építkezés. A tudásmenedzsmentről beszélve a legtöbb embernek valami ilyesmi jut az eszébe (ha eszébe jut egyáltalán valami). A szervezeti tudás egyre jelentősebb része azonban nem a vaskos, rendszerezett, tudásgazdák által gondozott dokumentumokba kerül, hanem a “mikrotartalmakban”, a mindennapi kis beszélgetésekben, üzenetváltásokban, blogokban található. Egyre gyakrabban fordul elő, hogy meghatározó döntések is valamilyen rövid írásos párbeszédben születnek meg.

A vállalati közösségi hálózatok egyik legfontosabb funkciója a munka során keletkező mikrotartalmak összegyűjtése, megőrzése, kereshetővé tétele. Ahhoz azonban, hogy legyen mit összegyűjteni, először létre kell hozni ezeket a tartalmakat.

“Narration of Work”, vagyis a munkáról való beszélés az, amivel a dolgozó létrehozza ezt a tartalmat. Saját munkájáról szerencsére mindenkinek van mondanivalója, de azt a legtöbben az íróasztal fölött, a kávéfőzés, dohányzás, vagy ebéd közben osztja meg kollégáikkal, a vacsoraasztal mellett beszélik meg családjukkal Ahhoz, hogy a fejben levő (“tacit”) tudás mások számára is elérhető (“explicit”) tudássá váljon, azt valamilyen módon rögzíteni kell.

Mindezt így leírni egyszerű, de a megvalósításához nagyon komoly változásokra van szükség. Aki próbált már szakmai/professzionális blogot írni (olyat, ahol nem a “rajongók” gyűjtése, hanem a szakmai önkifejezés a cél), közelről ismerheti ezt a problémát.

Szerencsére a munkáról való beszélés nem követeli meg mindenkitől, hogy rendszeresen frissített szakmai blogot írjon. Történhet ez rövid állapotfrissítések, hozzászólások, rövid (írásbeli) beszélgetések, vagy akár képek, videók megosztása formájában is. Mindez persze nem öncélú játék, a jól működő narráció révén az emberek rengeteg értéket adhatnak hozzá az egyébként “meztelen” információkhoz.

Ez a fajta kommunikáció persze nem működik magától, tanulni, gyakorolni kell. A “bennszülöttek” a digitális kultúrába beleszületett Y generáció számára már természetes, hogy életük minden rezdülését digitálisan is dokumentálják, megosztják. A többieknek, a “digitális bevándorlóknak” azonban mindezt tudatosan kell elsajátítaniuk. Ezt a kultúraváltást az új eszközök vállalati bevezetése önmagában nem oldja meg. Az elmúlt évek tapasztalatai egyértelműen bizonyították, hogy a  vállalati közösségi hálózat sikere, vagy kudarca sokkal kevésbé az alkalmazott technológián, mint inkább a beszélgetési hajlandóságon múlik.

Mire valók a vállalati közösségi hálózatok?

Mostanában egyre több vezetőnek okoznak gondot a munkaidőben a Facebookot, vagy a Twittert bizgetől beosztottak. További fejfájáshoz vezetnek a munkaidőn kívül feltöltött, de a vállalattal, munkával, vagy a munkatársakkal kapcsolatos szövegek, fotók, videók, mivel azok bizalmas információkat, a céget rossz fényben feltüntető beállításokat, gyorsan terjedő pletykákat tartalmazhatnak. A megfelelő szabályzás, a folyamatos éberség rengeteg energiát emészt fel. Ilyen előzmények után érthető, hogy sok menedzser már a belső közösségi hálózatok gondolatától is ideges lesz. Érthető, de nem elfogadható. A belső közösségi hálózatok ugyanis egészen másról szólnak, mint a Facebook, vagy a Twitter.

Hogy miről is, azt kitűnően foglalja össze az ft.com (a Financial Times online kiadása) minap megjelent cikke. (A cikk elolvasásához ingyenes regisztráció szükséges.) Az alábbiakban csak a terjedelmes cikk legfontosabb megállapításait emelem ki:
  • A lényeg nem technológia, hanem a kultúra –  A belső közösségi hálózatok újfajta kultúrát valósítanak meg a vállalati belső kommunikációban, az emberek közti együttműködésben és a csoportmunkában. A belső közösségi hálózatok csak ott működhetnek jól, ahol az emberek megértik az ebből származó előnyöket és nyitottak az újfajta kultúrára.
  • A korábbi vállalati rendszereknél mindig a megbízhatóság és a biztonság állt az előtérben, miközben a használhatóság csak mellékes szempont volt. Ennek következtében a méregdrágán megvásárolt és bevezetett informatikai rendszereket gyakran csak kevesen és csak az alapszintű szolgáltatásokat igényeb véve használták.
  • Az utóbbi időszakban több olyan felhő-alapú “social intranet” szolgáltatás jelent meg, ami minden különösebb beruházás nélkül, a felhasználók számától függő bérleti díjért vehető igénybe. Friss piac lévén viszonylag szűk még az effajta szoftverek gyártóinak száma, de azért legalább tucatnyi – egymástól általában csak apróbb részletekben eltérő – megoldás közül lehet válogatni. (Az FT.com cikke a Yammer és a Chatter nevű programokat említi, de az írásnak nem is az volt a célja, hogy a teljes mezőnyt ismertesse.)
  • A Facebookról és a Twitterről már ismerős felületek alkalmazása rendkívül meggyorsítják az új rendszerek használatnak tanulását, elfogadását, ugyanakkor ez a hasonlóság egyeseket meg is téveszthet. Az emberekkel meg kell értetni, hogy a belső közösségi hálózat elsődleges feladata a vállalati célok támogatása.
  • A lényeg nem az eszközök kezelése – ez gyorsan megtanulható-, hanem az újfajta kultúra megértése, elfogadása. Fontos, hogy a dolgozók számára természetessé váljon a másokkal való együttműködés, az információk megosztása.
Jól emlékszem, hogy a 90-es évek elején mennyire meglepett, amikor egy “multi” cégnél a szomszédos irodában dolgozók emailben kommunikáltak egymással. Ma nincs ennél természetesebb dolog. Biztos vagyok benne, hogy rövid időn belül a vállalati közösségi hálózatok használata is ugyanígy beépül a vállalatok belső életébe.